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一、编制说明
根据国家教育部、档案局联合下发的27号令《高校档案管理办法》及原国家教委发布的《高等学校档案实体分类法》（教办[1994]429号）的要求，结合我校实际情况制订本办法。
（一）类目的划分与标识
1、一级类目的设置和标识
根据档案产生的领域，结合档案记述的内容，我校形成档案主要分为十一大类，同时作为相应档案的补充，增加了声像、实物、电子三个类别，标识采用名称主词的汉语拼音的第一个字母。
DQ党群
主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。
XZ行政
主要包括行政职能部门（教务、科研、科技开发、基建、外事、财务等部门除外）工作中形成的文件材料。
JX教学
主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。
KY科研
主要包括科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。
CP产品生产与科技开发
主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。
JJ基建
主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。
SB仪器设备
主要包括在仪器设备工作管理和仪器设备申购、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等环节中形成的文件材料。
CB出版
主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。
WS外事
主要包括外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。
CK财会
主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。
RW人物
主要包括在本校或曾在本校学习、工作过的党政领导及著名专家学者在从事各种活动中直接形成的对国家、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、音像等形式的历史记录。
附加：
SX声像
主要包括学校在教学、科研、管理等活动中，通过摄录或扫描形成的具有保存价值的照片、图像、录像带、录音带、唱片、光盘片、缩微片、幻灯片等。
SW实物
主要包括学校获得的校级以上的各级各类奖励实物（奖状、奖牌、奖杯、奖状等），曾经使用过的印章，兄弟单位、国内外友人、校友赠送的珍贵礼品，名人到校的题词及字画。
DZ电子
主要包括学校在党政管理、教学、科研等活动中形成的各类电子档案（文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件、程序文件和数据库文件）。
2、二级类目的设置和标识
二级类目是对-级类目的细划，具体设置情况如下
（1）党群类（DQ），下设9个二级类目：综合（DQ11）、纪检监察（DQ12）、组织（DQ13）、宣传教育（DQ14）、统战（DQ15）、工会（DQ16）、团委（DQ17）、学生工作（DQ18）、各院（部、中心）分党委、党总支党务综合（DQ19）。
（2）行政类（XZ），下设7个二级类目：综合（XZ11）、人事（XZ12）、审计（XZ13）、武装保卫（XZ14）、总务资产（XZ15）、图书档案（XZ16）、各院（部、中心）行政综合（XZ17）。
（3）教学类（JX），下设8个二级类目：综合（JX11）、学科与实验室建设（JX12）、招生工作（JX13）、学籍管理（JX14）、课堂教学与教学实践（JX15）、学位工作（JX16）、毕业生工作（JX17）、教材管理（JX18）。
（4）科研类（KY），下设7个二级类目：综合（KY11）、纵向科研项目（KY12）、横向科研项目（KY13）、科研成果及奖励（KY14）、专利证书（KY15）、标准（KY16）、论文专著（KYl7）。
（5）基建类（JJ），下设2个二级类目：综合（JI11）、基建项目（JJ12）。
（6）仪器设备类（SB），下设2个二级类目：综合（SB11）、设备项目（SB12）
（7）产品生产与科技开发类（CP），下设2个二级类目：综合（CP11）、产品生产与科技开发项目（CP12）。
（8）出版类（CB），下设3个二级类目：综合（CB11）、报纸（CB12）、刊物（CB13）。
（9）外事类（WS），下设5个二级类目：综合（WS11）、出国（境）（WS12）、来校（WS13）、国际合作与会议（WS14）、外国留学生工作（WS15）。
（10）财会类（CK），下设5个二级类目：综合（CK11）、会计报表（CK12）、会计账簿（CK13）、会计凭证（CK14）、工资册（CK15）。
（11）人物类（RW），下设1个二级类目：人物姓名首字母。
3、三级类目的设置
根据学校在教学和管理的过程中，实际产生的档案情况，对案卷级和文件级的二级类目设置了不同的三级类目。
案卷级
教学类案卷级档案三级类目的设置，是根据我校办学形式多样及发展规模的实际，按办学层次设研究生、全日制本专科生和成人教育3个三级类目。
科研类案卷级档案三级类目的设置，主要在科研项目上设置了自然科学研究项目和人文社会科学研究项目2个三级类目。
基建类案卷级档案三级类目的设置，由于单体基建项目案卷多，因此基建项目类将按照项目实体设置三级类目。
财会类案卷级档案三级类目的设置，仅会计凭证-项按其内容不同，设学校财务类、基建类2个三级类目。
人物类案卷级档案按其资料的种类设置8个三级类目。
文件级
文件级档案三级类目的设置为各类档案归档范围及保管期限表中的序号。
（二）档号的编制及标识
档号是存取档案的代号，排架的依据，反映了我校档案的分类体系和物理位置。
根据档案形成的方式不同，我校档案采取案卷级和文件级交叉管理方式，除新生录取名册（JX1301、JX1302、JX1303）、学籍管理（JX1401、JX1402、JX1403）、科研项目（KY12、KY13）、基建项目（JJ12）、仪器设备（SB12）、产品生产与科技开发项目（CP12）、会计报表（CK12）、会计帐本（CK13）、财会凭证（CK14）、工资册（CK15）采取案卷级管理外，其余均采取文件级管理。
1、档号的结构
案卷级
档号=全宗号+年度+分类号+保管期限+案卷号
例：2018年科研类档案KY1201的第一卷的档号为2018-KY1201-Y-001
卷内文件级档号=全宗号+年度+分类号+保管期限+案卷号+件号
例：2018年科研类档案KY1201的第一卷中的第一件的档号为2018-KY1201-Y-001-1
其中，基建项目类档案档号结构为：
全宗号+分类号+保管期限+案卷号
例：图书馆与行政办公楼（A-1）基建类档案JJ12的第一卷的档号为A、1-JJ12-Y-001
卷内文件级档号=全宗号+分类号+保管期限+案卷号+件号
例：图书馆与行政办公楼（A-1）基建类档案JJ12的第一卷的第一件的档号为A、1-JJ12-Y-001-1
备注：全宗号为上级单位根据相关规则给予本单位唯一的一个代码。未向上级单位移交过档案的单位没有全宗号，因此不填。
文件级
档号=全宗号+年度+分类号+保管期限+件号
例：2018年行政类档案XZ11、01第一件的档号为2018-XZ11、01-Y-0001
备注：全宗号为上级单位根据相关规则给予本单位唯一的一个代码。未向上级单位移交过档案的单位没有全宗号，因此不填。
其中，人物档案档号结构为：
RW+人物姓名代号+材料类别号+保管期限+顺序号
2、档号的标识
档号的标识采用现代汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。全宗号、年度号、分类号、保管期限号、案卷号、件号之间用符号"-"连接。
全宗号：全宗号为上级单位根据相关规则给予本单位唯一的一个代码。未向上级单位移交过档案的单位没有全宗号，因此不填。
年度号：由四位阿拉伯数字组成。如：2018。
分类号：一级类目+二级类目+三级类目。
案卷号：即案卷顺序号，是指同一类目下的案卷顺序编号，为阿拉伯三位数。如：001、011。
件号：即文件顺序号,为阿拉伯四位数。如：0001、0011。
例如：中原科技学院2018年组织工作档案DQ13、01永久第5件，可标为：2018-DQ13、01-Y-0005
中原科技学院2018年本科生学籍档案永久第15卷，可标为：2018-JX1402-Y-015
（三）声像、实物、电子档案
声像档案、实物档案、电子档案同是高等学校档案的重要组成部分，内容不超过十一大类，但由于载体和幅面尺寸（类型）不同，保管要求不同等原因，拟单独列出，单独编号排架，作为十一大类档案的补充。
1、声像档案包括照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、微缩胶片、光盘片等不同载体的文件材料。
档号结构为：
全宗号+年度号+声像档案分类号+保管期限+保管单位顺序号。
保管单位采用卷、册、盒、盘。
例如：中原科技学院2018年管理学院毕业生集体照，档号为2018-SX1102-Y-3
2、实物档案包括奖牌、奖状（证书）、奖章、锦旗、奖杯、印章，各类礼品和样品等实物。
档号结构为：
全宗号+年度号+实物档案分类号+保管期限+保管单位顺序号。
保管单位采用件。
3、电子档案实体为各类电子文件的脱机载体，包括只读光盘、-次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。
档号结构为：
全宗号+年度号+电子文件档案分类号+保管期限+保管单位顺序号
保管单位采用盘。
例如：中原科技学院2011届毕业生学籍档案扫描电子文件光盘，档号为：2011-DZ11I02-Y-1
二、档案的实体排架
根据《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》的规定，高校档案排架时要严格按档号排架，不留空柜，不空号。结合我校实际，采用分年度，依次按一级类目、二级类目排架，每类中按问题编号，每个问题中按保管期限的顺序排架。
三、档案实体分类方法主表
DQ党群
11、综合
12、纪检监察
13、组织
老干部工作入此类
14、宣传教育
15、统战
民主党派材料入此类
16、工会
教代会、工代会和妇女材料入此类
17、团委
学生社团、社会实践、科技创新入此类
18、学生工作
学生表彰、违纪处分材料，学生思想政治教育、大学生心理健康教育、学生资助管理工作、职业教育入此类
19、院（部、中心）分党委、党总支党务综合后勤集团党务综合材料入此类
XZ行政
11、综合
12、人事
13、审计
14、武装保卫
15、总务资产
计划生育材料入此类
16、档案图书
17、院（部、中心）行政综合后勤集团行政综合材料入此类
JX教学
11、综合
学生运动会，教学评估，优秀教学评奖材料入此类
12、学科与实验室建设
专业设置、精品课程、特色专业入此类
13、招生工作
1301、研究生（硕博）教育
1302、全日制本、专科教育
1303、成人教育
14、学籍管理
1401、研究生（硕博）教育
1402、全日制本、专科教育
1403、成人教育
15、课堂教学与教学实践
16、学位工作
17、毕业生工作
毕业生信息反馈材料入此类
18、教材管理
KY科研
11、综合
学术活动材料入此类
12-[n]、纵向科研项目，按科研项目设置类目。其中：n=[项目]=1，2，3、、、、、、）
1201-[n]、自然科学类研究项目
1202-[n]、人文社科类研究项目
13-[n]、横向科研项目
14、科研成果及奖励
15、专利证书
16、标准
17、论文专著
CP产品生产与科技开发
11、综合
校办工厂、国家大学科技园材料入此类
12-[n]、产品生产与科技开发项目（n=[项目J：1、2、
3、、、、、、，）
JJ基建
11、综合
12、按单项工程设置三级类目
、、、、、、
SB仪器设备
11、综合
12-[nl、按仪器设备种类或型号设置二级类目（n=[型号1=1、2、3、、、、、、）
CB出版
11、综合
12、报纸
13、刊物
WS外事工作
11、综合
12、出国（境）
13、来校
14、国际合作与会议
15、外国留学生工作
CK财会
11、综合
12、会计报表
13、会计账簿
14、会计凭证
1401、学校财务类
1402、基建类
15、工资册
奖金、奖学金、助学金发放明细入此类
RW人物
人名首字母为二级目录
三级目录为：
01生平、传记
02专著、译著
03撰写的论文
04各种有价值的学术笔记和手稿
05各时期的照片、录音、录像等材料
06有价值的来往书信
07奖状、证书、奖品、证章、聘书、任命书等
08国内外对人物的评价材料
附：
SX声像
11、照片
12、光盘片
13、录像带
14、录音带
15、影视胶片
16、缩微胶片
17、幻灯片
三级类目：
01党政类
02教学类
03科研类
04外事类
05产品生产与科技开发类
06基建类
07人物类
SW实物
11、奖励牌匾
12、奖状、证书
13、奖杯
14、锦旗
15、印章
16、珍贵礼品
17、字画（含题词）
18、有保存价值的其它物品
DZ电子
11、光盘
12、磁盘
13、磁带
14、数据
三级目录：
T文本文件
I图像文件
G图形文件
V影像文件
A声音文件
O超媒体链接文件
P程序文件
D数据文件
四级类目：
01党政管理类
02教学类
03科研类
04基本建设类
05仪器设备类
06产品生产与科技开发类
07出版类
08外事类
09财会类
中原科技学院档案归档范围及保管期限表
党群类档案归档范围及保管期限表
DQ11综合
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
一 |
上级文件 |
|
|
01 |
上级机关召开的会议印发本校文件或本校负责人在上级机关会议上的发言 |
永久 |
|
02 |
上级机关或负责人针对本校的指示、批复、通报批示、讲话 |
永久 |
|
03 |
上级机关对本校干部任免、奖励、处分的决定、通知 |
永久 |
|
04 |
上级机关对本校的调查或检查工作形成的重要文件 |
永久 |
|
二 |
本校文件 |
|
|
05 |
党委工作规章制度 |
永久 |
|
06 |
党代会文件材料 |
|
|
06、1 |
召开党代会的请示和批复、会议筹备计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、录像:大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单:候选人登记表和情况介绍:大会选举办法、选举结果和上级批复等 |
永久 |
|
06、2 |
提案及办理情况:会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录、会议收到的重要贺电、贺信 |
|
|
06、3 |
参考文件;工作人员名单:工作证、代表证、列席证及选票式样 |
|
|
07 |
党委会、党委扩大会、书记校长碰头会、民主生活会、总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件 |
永久 |
|
08 |
党委向上级有关部门的请示及批复 |
永久 |
|
09 |
党委工作计划、报告(包括调查报告〉、总结(包括经验总结) |
永久 |
|
10 |
党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知 |
永久 |
|
11 |
以党委名义召开的工作会议材料 |
永久 |
|
12 |
上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料 |
永久 |
|
13 |
党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议的发言稿 |
永久 |
|
14 |
党委工作简报、情况反映、工作信息 |
永久 |
|
15 |
党委大事记 |
永久 |
|
16 |
党和国家领导人、地方党政领导人以及各级机关领导人来校视察、检查工作时的题词、讲话、报告及声像材料 |
永久 |
|
17 |
党群系统启用印章的文件和印模及旧印章 |
永久 |
|
18 |
党群系统重要统计材料 |
永久 |
|
19 |
党委各部、各总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复 |
30年 |
|
20 |
党委保密、秘书工作的有关材料 |
30年 |
|
21 |
党委与有关机关联系、协商工作的来往文件 |
30年 |
|
22 |
上级党组织有关党的建设的文件材料 |
|
|
22、1 |
针对本校的 |
永久 |
|
22、2 |
需要贯彻执行的 |
30年 |
|
23 |
以校党字、党办字文号编制的文件 |
|
|
23、1 |
重要的 |
永久 |
|
23、2 |
一般的 |
30年 |
|
24 |
其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料 |
|
|
24、1 |
重要的 |
永久 |
|
24、2 |
一般的 |
30年 |
DQ12纪检监察
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
01 |
上级关于纪检、监察工作的文件 |
|
|
01、1 |
针对本校的 |
永久 |
|
01、2 |
需要贯彻执行的 |
30年 |
|
02 |
纪委、监察工作规章制度 |
30年 |
|
03 |
纪委、监察工作计划、报告、决定、总结、调查材料及重要统计 |
永久 |
|
04 |
纪委、监察工作会议记录、纪要 |
永久 |
|
05 |
党员处分、复查材料 |
永久 |
|
06 |
群众来信来访及处理意见 |
|
|
06、1 |
有领导批示或处理结果的 |
永久 |
|
06、2 |
其他有处理结果的 |
30年 |
|
07 |
纪委、监察立案调查、处理的材料 |
|
|
07、1 |
重要的 |
永久 |
|
07、2 |
一般的 |
30年 |
|
08 |
以学校纪委文号编制的文件 |
|
|
08、1 |
重要的 |
永久 |
|
08、2 |
一般的 |
30年 |
|
09 |
其他保存价值的文件材料、实物和声像材料 |
|
|
09、1 |
重要的 |
永久 |
|
09、2 |
一般的 |
30年 |
DQ13组织
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
一 |
组织工作 |
|
|
01 |
上级关于组织工作的文件 |
|
|
01、1 |
针对本校的 |
永久 |
|
01、2 |
需要贯彻执行的 |
30年 |
|
02 |
组织工作规章制度 |
30年 |
|
03 |
本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料及重要统计 |
永久 |
|
04 |
组织部召开的重要会议记录、纪要、决定材料 |
永久 |
|
05 |
本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知 |
永久 |
|
06 |
校党委对各分党委、党总支、各类干部任免的材料及支部改选、建立、撤销等审批材料 |
永久 |
|
07 |
处、科级干部、后备干部的任职考察材料 |
30年 |
|
08 |
处、科级干部名册 |
永久 |
|
09 |
评选先进党支部、优秀党员、先进党务工作者的事迹材料及名单 |
|
|
09、1 |
校级以上 |
永久 |
|
09、2 |
校内 |
30年 |
|
10 |
党校教学大纲、工作手册、教师名单、党课讲稿、分党校学员成绩单及党校开展工作的相关文件材料 |
30年 |
|
11 |
全校性的党内教育活动及培训材料 |
30年 |
|
12 |
各分党委、总支、支部委员名册 |
永久 |
|
13 |
党员目标管理、民主评议党员材料 |
30年 |
|
14 |
学校各部门目标管理责任书 |
30年 |
|
15 |
处、科级干部培训|、挂职、驻村、博士服务团等工作相关材料 |
30年 |
|
16 |
校领导年度考评材料 |
永久 |
|
17 |
党员名册 |
永久 |
|
18 |
关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料 |
30年 |
|
19 |
发展新党员、预备党员转正的名册 |
永久 |
|
20 |
党员和党组织情况统计年报表 |
永久 |
|
21 |
党组织关系转入介绍信、转出介绍信存根 |
永久 |
|
22 |
出席市级以上的党代会代表名单、登记表 |
永久 |
|
23 |
党费收支、结存情况统计表 |
30年 |
|
24 |
处级干部考核材料 |
30年 |
|
25 |
以学校组织部文号编制的文件 |
|
|
25、1 |
重要的 |
永久 |
|
25、2 |
一般的 |
30年 |
|
26 |
其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料 |
|
|
26、1 |
重要的 |
永久 |
|
26、2 |
一般的 |
30年 |
|
二 |
老干部工作 |
|
|
27 |
上级有关老干部工作方面的文件材料 |
|
|
27、1 |
针对本校的 |
永久 |
|
27、2 |
需要贯彻执行的 |
30年 |
|
28 |
离退休工作规章制度 |
30年 |
|
29 |
离退休干部情况统计表 |
30年 |
|
30 |
学校老干部工作计划、总结 |
30年 |
|
31 |
学校"关心下一代工作"文件材料 |
10年 |
|
32 |
其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料 |
|
|
32、1 |
重要的 |
永久 |
|
32、2 |
一般的 |
30年 |
DQ14宣传教育
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
01 |
上级关于宣传工作的文件 |
|
|
01、1 |
针对本校的 |
永久 |
|
01、2 |
需要贯彻执行的 |
30年 |
|
02 |
宣传工作规章制度 |
30年 |
|
03 |
本校宣传工作计划、决定、报告、通知、总结、重要统计 |
永久 |
|
04 |
教职工政治思想工作动态及调查材料 |
30年 |
|
05 |
理论学习的决定、通知、计划、总结 |
30年 |
|
06 |
反映本校重大活动的新闻报道、简报、照片、录音、录像、图表、文字 |
永久 |
|
07 |
宣传部门印发的资料汇编、宣传片等 |
30年 |
|
08 |
举办形势教育报告会及其他形势教育活动中形成的材料〈包括照片、声像等资料) |
30年 |
|
09 |
学校精神文明建设有关文件材料 |
30年 |
|
10 |
以学校宣传部文号编制的文件 |
|
|
10、1 |
重要的 |
永久 |
|
10、2 |
一般的 |
30年 |
|
11 |
其他有保价值的文件材料、实物和声像材料 |
|
|
11、1 |
重要的 |
永久 |
|
11、2 |
一般的 |
30年 |
DQ15统战
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
01 |
上级关于统战工作的文件 |
|
|
01、1 |
针对本校的 |
永久 |
|
01、2 |
需要贯彻执行的 |
30年 |
|
02 |
统战工作规章制度 |
30年 |
|
03 |
本校统战工作计划、决定、报告、通知、总结、重要统计 |
永久 |
|
04 |
统战工作情况调查、典型材料、统计报表 |
30年 |
|
05 |
本校各级人大代表、政协委员名单及审批材料 |
永久 |
|
06 |
台、港、澳和侨务工作材料 |
30年 |
|
07 |
各民主党派成员和负责人名册及有关材料 |
30年 |
|
08 |
统战工作重要会议记录 |
30年 |
|
09 |
各民主党派任免(本校教职工)干部的通知 |
永久 |
|
10 |
以学校统战部文号编制的文件 |
|
|
10、 1 |
重要的 |
永久 |
|
10、2 |
一般的 |
30年 |
|
11 |
其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料 |
|
|
11、1 |
重要的 |
永久 |
|
11、2 |
一般的 |
30年 |
DQ16工会
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
01、1 |
针对本校的 |
永久 |
|
01、2 |
需要贯彻执行的 |
30年 |
|
02 |
工会工作规章制度 |
30年 |
|
03 |
工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计 |
30年 |
|
04 |
教代表、工代会有关文件 |
永久
|
|
04、1 |
请示、批复、通知、决议、议程、代表名单、工作报告、领导讲话、大会发言、选举结果报告及上级批复、重要的声像材料 |
|
|
04、2 |
重要的贺信、贺电、提案及办理结果，代表团的划分及团长名单、主席团成员名单、执行主席名单 |
|
|
04、3 |
会议参考文件、筹备会议记录、计划、总结和会议服务机构材料，证件及选票式样 |
|
|
05 |
工会各类表彰材料 |
|
|
05、1 |
校级以上 |
永久 |
|
05、2 |
校级 |
30年 |
|
06 |
处分会员的有关材料 |
30年 |
|
07 |
基层工会干部名册、会员名册 |
永久 |
|
08 |
工会委员会会议记录、纪要 |
永久 |
|
09 |
女工委员会工作材料 |
30年 |
|
10 |
以学校工会文号编制的文件 |
|
|
10、1 |
重要的 |
永久 |
|
10、2 |
一般的 |
30年 |
|
11 |
其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料 |
|
|
11、1 |
重要的 |
永久 |
|
11、2 |
一般的 |
30年 |
DQ17团委
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
01 |
上级关于共青团工作文件 |
|
|
01、1 |
针对本校的 |
永久 |
|
01、2 |
需要贯彻执行的 |
30年 |
|
02 |
团委工作规章制度 |
30年 |
|
03 |
团委工作计划、报告、决定、总结、重要统计 |
30年 |
|
04 |
团代会、学代会文件 |
永久 |
|
04、1 |
关于召开会议的请示、批复、通知、代表名单、工作报告、领导选举结果、领导讲话、大会发言、大会通过的决议和上级批复、重要的声像材料 |
|
|
04、2 |
大会议程、纪要、简报、重要贺信、贺电、提案 |
|
|
04、3 |
筹备工作计划、总结、会议工作组材料 |
|
|
05 |
团委、分团委、团支部、学生会干部任免通知 |
永久 |
|
06 |
团内统计报表 |
永久 |
|
07 |
团干部名单、团员名册 |
永久 |
|
08 |
表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料 |
|
|
08、1 |
校级以上 |
永久 |
|
08、2 |
校级 |
30年 |
|
09 |
国家、省、市级表彰团支部、社会实践、志愿者先进集体、个人的奖励材料 |
永久 |
|
10 |
处分团员的材料及复查材料 |
30年 |
|
11 |
团中央、团省委领导到校的讲话、报告记录、题词 |
永久 |
|
12 |
团委会议记录 |
30年 |
|
13 |
学生会、研究生会有关文件材料 |
|
|
13、1 |
重要的 |
30年 |
|
13、2 |
一般的 |
10年 |
|
14 |
学生社团的审批表、管理章程及统计材料 |
30年 |
|
15 |
团委牵头进行的重大活动的有关材料 |
30年 |
|
16
|
大学生科技创新活动材料(学生科协、学生会课外科技活动的重要材料:学生参与校外的各类科研项目、比赛、活动的汇总表、照片及获奖文件、证书、奖杯、奖牌等〉 |
30年
|
|
17 |
学生社会实践活动的计划、总结以及典型调查报告 |
30年 |
|
18 |
大学生创业活动综合材料(国家级、省级大学生创业基地名单、协议:创业教育相关资料:各类创业基金项目材料) |
30年
|
|
19 |
以团委文号编制的文件 |
|
|
19、1 |
重要的 |
永久 |
|
19、2 |
一般的 |
30年 |
|
20 |
其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料 |
|
|
20、1 |
重要的 |
永久 |
|
20、2 |
一般的 |
30年 |
DQ18学生工作
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
01 |
上级关于学生工作的文件 |
|
|
01、1 |
针对本校的 |
永久 |
|
01、2 |
需要贯彻执行的 |
30年 |
|
02 |
本校学生工作计划、总结 |
30年 |
|
03 |
辅导员队伍建设的材料 |
30年 |
|
04 |
学生思想政治工作典型调查材料和统计 |
永久 |
|
05 |
学校奖贷学金条例及偿还贷款办法 |
30年 |
|
06 |
学生勤工俭学名单、统计等有关材料 |
10年 |
|
07 |
学生奖励材料(优秀学生、优秀学生干部、先进班级) |
|
|
07、1 |
校级以上 |
永久 |
|
07、2 |
校级 |
30年 |
|
08 |
学生违纪处分材料，本人申诉及复查结论材料 |
永久 |
|
09 |
上级有关大学生心理健康教育的文件 |
|
|
09、1 |
需要贯彻执行的 |
30年 |
|
09、2 |
一般的 |
10年 |
|
10 |
心理健康教育工作计划与总结 |
30年 |
|
11 |
以学生工作部文号下发的文件 |
|
|
11、1 |
重要的 |
永久 |
|
11、2 |
一般的 |
30年 |
|
12 |
其他有保存价值的文件、实物或声像材料 |
|
|
12、1 |
重要的 |
永久 |
|
12、2 |
一般的 |
30年 |
DQ19各院（部、中心）分党委、党总支党务综合
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
01 |
分党委、党总支、直属支部工作规章制度 |
30年 |
|
02 |
分党委、总支、直属支部工作计划、报告、决定、总结、请示及批复、重要通知、经验介绍、调查材料、会议记录、重要统计 |
30年 |
|
03 |
分党委、总支、直属支部党建工作及有关材料 |
30年 |
|
04 |
分党委、总支、直属支部人员奖励及有关材料 |
30年 |
|
05 |
以分党委文号编制的文件 |
|
|
05、1 |
重要的 |
永久 |
|
05、2 |
一般的 |
30年 |
行政类档案归档范围及保管期限表
XZ11综合
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
一 |
上级文件(上级有关高校行政管理的文件) |
|
|
01 |
上级机关召开的会议印发本校的文件或本校负责人在上级机关会议上的发言 |
永久 |
|
02 |
上级机关或负责人针对本校的指示、批复、通报、批示、讲话 |
永久 |
|
03 |
上级机关对本校的调查或检查工作形成的重要文件 |
永久 |
|
04 |
上级机关下发的需要贯彻执行的文件 |
30年 |
|
二 |
本校文件 |
|
|
05 |
全校性的规章制度 |
永久 |
|
06 |
学校年度、学期工作计划、报告、总结 |
永久 |
|
07 |
校长办公会、校长书记碰头会、党政联席会议记录、纪要 |
永久 |
|
08 |
以学校名义发布的决定、办法、指示、批转、通报、通知 |
永久 |
|
09 |
全校性的工作会议、座谈会文件 |
永久 |
|
10 |
校领导在会议上的重要讲话和参加校外会议发言稿及声像材料 |
永久 |
|
11 |
本校教育事业发展规划、计划及上级批复 |
永久 |
|
12 |
本校向上级的请示及批复 |
永久 |
|
13 |
学校评估材料 |
永久 |
|
14 |
有关全校性工作的调查材料和经验总结 |
永久 |
|
15 |
学年报表、综合统计及统计资料汇编 |
永久 |
|
16 |
启用印章的文件及印模 |
永久 |
|
17 |
本校历史沿革、情况介绍 |
永久 |
|
18 |
本校校史、大事记、年鉴、简报、信息、动态等 |
永久 |
|
19 |
党和国家领导人、地方党政领导人、上级机关领导来校视察检查 工作时的题词、讲话、声像材料等 |
永久 |
|
20 |
学校领导同上级领导有关学校工作的重要来往信件 |
30年 |
|
21 |
校庆工作材料 |
|
|
21、1 |
校庆工作的重要计划、领导讲话、来宾名单、请柬、校友签名册、重要的贺电、贺信、纪念品、声像材料等 |
永久 |
|
21、2 |
校庆活动一般材料 |
30年 |
|
22 |
学校主办的祝贺著名老教授、知名人士寿辰等活动的材料（包括声像材料） |
30年 |
|
23 |
学校组织的知名人士治丧活动材料(包括声像材料) |
30年 |
|
24 |
本校著名专家在校外重要会议上的讲话稿及声像材料 |
30年 |
|
25 |
校友工作材料 |
|
|
25、1 |
重要的 |
永久 |
|
25、2 |
一般的 |
30年 |
|
26 |
普选工作材料 |
10年 |
|
27 |
学校法律咨询工作资料 |
30年 |
|
27、1 |
有关合同、协议、判决书原件 |
永久 |
|
27、2 |
有关合同、协议文件的审查意见材料 |
30年 |
|
28 |
以校字和校办字文号编制发布的文件 |
|
|
28、1 |
重要的 |
永久 |
|
28、2 |
一般的 |
30年 |
|
29 |
其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料 |
|
|
29、1 |
重要的 |
永久 |
|
29、2 |
一般的 |
30年 |
XZ12人事
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
01 |
上级有关人事工作的文件 |
|
|
01、1 |
针对本校的 |
永久 |
|
01、2 |
需要贯彻执行的 |
30年 |
|
02 |
本校人事工作规章制度 |
30年 |
|
03 |
人事工作计划、报告、总结、调查材料、会议记录 |
永久 |
|
04 |
关于机构、编制规划、计划、报告及上级批复 |
永久 |
|
05 |
表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料 |
永久 |
|
06 |
处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料 |
永久 |
|
07 |
师资培养、管理工作计划、规定、总结 |
永久 |
|
08 |
教师进修计划、安排、总结 |
30年 |
|
09 |
教师工作量的规定及执行情况 |
30年 |
|
10 |
教师业务考核材料 |
30年 |
|
11 |
教职工年度考核材料 |
30年 |
|
12 |
人事工作各类统计表、报表 |
永久 |
|
13 |
教职工名册 |
永久 |
|
14 |
教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复(文件、职称评定审批表、聘任花名册等) |
永久 |
|
15 |
教职工工资调整材料、名册 |
永久 |
|
16 |
教职工转正定级表 |
永久 |
|
17 |
职工录用、调入、调出的有关材料:(包括转移行政、工资关系介绍信存根、调入人员批件、报到介绍信、工资转移介绍信、毕业生分配报到证、复转业军人安置介绍信等〉 |
永久 |
|
18 |
教职工校内调动材料 |
30年 |
|
19 |
合同制职工的合同、解除合同报告、决定、通知等有关材料 |
永久 |
|
20 |
有突出贡献的中青年专家、政府特殊津贴专家、省优秀中青年骨干教师、省创新人才等各层次"人才工程"的选拔、推荐及上级批复等材料 |
永久 |
|
21 |
教职工退职、离职的有关材料 |
永久 |
|
22 |
教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的文件材料 |
永久 |
|
23 |
教职工退休后重新工作的审批材料 |
永久 |
|
24 |
教职工福利、困难补助(包括遗属补助)等管理工作材料 |
30年 |
|
25 |
教职工医疗、养老、失业等社会保险材料 |
永久 |
|
26 |
使用临时工有关材料 |
30年 |
|
27 |
教育事业单位因公致残审批材料(I)批准工伤名单(2)工伤审批材料(如单位报告、医院诊断、证明材料、学校审批意见等〕 |
永久 |
|
28 |
以校人字文件编制发布的文件 |
|
|
28、1 |
重要的 |
永久 |
|
28、2 |
一般的 |
30年 |
|
29 |
其他有保存价值的文件材料、实物或声像材料 |
|
|
29、1 |
重要的 |
永久 |
|
29、2 |
一般的 |
30年 |
XZ13审计
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
01 |
上级有关审计工作的文件 |
|
|
01、1 |
针对本校的 |
永久 |
|
01、2 |
需要贯彻执行的 |
30年 |
|
02 |
本校审计工作规章制度 |
30年 |
|
03 |
审计工作计划、报告、决定、总结 |
30年 |
|
04 |
审计工作统计年报及重要报表 |
永久 |
|
05 |
审计通知书、决定及部门、单位领导的审批意见和部门、单位下达的行文以及审计意见书和移交处理书等审计公文 |
30年 |
|
06 |
审计报告、审计报告征求意见书、被审计单位的书面意见和审计组的书面说明，审定审计报告的记录、证据、审计工作底稿 |
30年 |
|
07 |
审计工作方案，检查审计意见书的落实情况和审计决定执行情况的报告和记录 |
30年 |
|
08 |
有关审计项目的请示报告、批示和会议记录 |
30年 |
|
09 |
其他有保存价值的文件材料、实物或声像材料 |
|
|
09、1 |
重要的 |
永久 |
|
09、2 |
一般的 |
30年 |
XZ14武装保卫
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
01 |
上级有关安全保卫工作的文件 |
|
|
01、1 |
针对本校的 |
永久 |
|
01、2 |
需要贯彻执行的 |
30年 |
|
02 |
本校安全保卫工作规章制度 |
30年 |
|
03 |
本校安全保卫工作计划、总结、报告、调查材料、重要统计 |
30年 |
|
04 |
本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书 |
30年 |
|
05 |
本校师生员工案件的平反、复查处理结论材料及上级的批复 |
30年 |
|
06 |
要害部门的安全保卫、消防工作 |
30年 |
|
07 |
保卫工作简报 |
30年 |
|
08 |
上级有关武装、人防、民兵、军训工作的文件 |
|
|
08、1 |
重要的 |
30年 |
|
08、2 |
一般的 |
10年 |
|
09 |
本校武装部职责范围内的规章制度 |
30年 |
|
10 |
武装部工作计划、总结、调查报告 |
30年 |
|
11 |
武装部工作统计年报及重要报表 |
30年 |
|
12 |
复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表 |
30年 |
|
13 |
本校关于学生军事训练的文件材料 |
30年 |
|
14 |
其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料 |
|
|
14、1 |
重要的 |
永久 |
|
14、2 |
一般的 |
30年 |
XZ15总务资产
|
序号 |
类自名称 |
保管期限 |
|
01 |
上级有关后勤、资产工作的文件 |
|
|
01、1 |
针对本校的 |
永久 |
|
01、2 |
需要贯彻执行的 |
30年 |
|
02 |
本校后勤处、资产与产业管理处、校医院规章制度 |
30年 |
|
03 |
本校后勤、校产、校医院工作计划、报告、调查材料 |
30年 |
|
04 |
学校房屋管理、调配、使用、转移等的规定、总结 |
30年 |
|
05 |
学校固定资产统计 |
永久 |
|
06 |
爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等 |
30年 |
|
07 |
师生员工健康状况调查材料及统计表 |
30年 |
|
08 |
本校计划生育工作文件及领取独生子女证名册 |
30年 |
|
09 |
车辆、伙食、校园绿化的有关材料 |
10年 |
|
10 |
学校有关节水节电等节能减排方面的文件材料 |
30年 |
|
11 |
后勤管理工作中与有关单位签订的协议合同 |
30年 |
|
12 |
经营性房产的租赁合同 |
30年 |
|
13 |
学校固定资产(除实验设备外)、办公家具的采购与招投标文件 |
30年 |
|
14 |
其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料 |
|
|
14、1 |
重要的 |
永久 |
|
14、2 |
一般的 |
30年 |
XZ16档案图书
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
01 |
上级有关档案、图书工作的文件 |
|
|
01、1 |
针对本校的 |
永久 |
|
01、2 |
需要贯彻执行的 |
30年 |
|
02 |
档案、图书规章制度 |
30年 |
|
03 |
档案、图书工作计划、报告、总结 |
30年 |
|
04 |
档案、图书概况、发展规划、统计年报 |
永久 |
|
05 |
档案全宗介绍 |
永久 |
|
06 |
档案移交及档案鉴定销毁审批材料清册 |
永久 |
|
07 |
图书购置的招投标文件材料 |
30年 |
|
08 |
其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料 |
|
|
08、1 |
重要的 |
永久 |
|
08、2 |
一般的 |
30年 |
XZ17各院（部、中心）行政综合
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
01 |
院、所、中心工作规章制度 |
30年 |
|
02 |
院、所、中心会议记录、纪要、简报 |
30年 |
|
03 |
院、所、中心工作计划、总结、报告、决定、重要统计 |
30年 |
|
04 |
院、所、中心开展各种学术活动的文件 |
30年 |
|
05 |
院、所、中心与国内单位协作的材料 |
30年 |
|
06 |
以院、所、中心文号编制发布的文件 |
|
|
06、1 |
重要的 |
30年 |
|
06、2 |
一般的 |
10年 |
|
07 |
其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料 |
|
|
07、1 |
重要的 |
永久 |
|
07、2 |
一般的 |
30年 |
教学类档案归档范围及保管期限表
JX11综合
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
|
研究生教育 |
|
|
01 |
上级关于研究生工作的文件 |
|
|
01、1 |
针对本校的 |
永久 |
|
01、2 |
需要贯彻执行的 |
30年 |
|
02 |
本校研究生工作的计划、决定、报告、总结 |
永久 |
|
03 |
本校研究生工作的统计材料 |
永久 |
|
04 |
研究生教学规划、实施计划、会议记录、调研报告、简报 |
永久 |
|
05 |
研究生教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指尔、规定、办法 |
永久 |
|
06 |
研究生教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料 |
30年 |
|
07 |
非学历教育的培训班、进修班材料 |
30年 |
|
08 |
各学科硕士生导师名册 |
30年 |
|
09 |
研究生联合办学材料 |
30年 |
|
|
本、专科教育 |
|
|
10 |
上级针对本校的有关教学工作的文件材料 |
永久 |
|
11 |
教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法 |
永久 |
|
12 |
学校教学规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结 |
永久 |
|
13 |
学校教学工作会议文件 |
永久 |
|
14 |
教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料 |
30年 |
|
15 |
非学历教育的培训班、进修班材料 |
30年 |
|
16 |
各类教学工作统计报表 |
永久 |
|
17 |
学生运动会材料 |
30年 |
|
18 |
各类教学成果获奖项目相关文件材料 |
永久 |
|
19 |
本专科联合办学材料 |
永久 |
|
|
继续教育 |
|
|
20 |
上级针对本校的关于成教工作的文件 |
永久 |
|
21 |
成教工作的计划、总结 |
永久 |
|
22 |
成教工作的统计材料 |
永久 |
|
23 |
成教教学规划、实施计划、会议记录、调研报告 |
永久 |
|
24 |
与外单位签订的重要协议书、合同书 |
30年 |
|
25 |
成教教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料 |
30年 |
|
26 |
成教联合办学、非学历教育的培训班、进修班材料 |
30年 |
|
27 |
其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料 |
|
|
27、1 |
重要的 |
永久 |
|
27、2 |
一般的 |
30年 |
JX12学科与实验室建设
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
01 |
上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料 |
|
|
01、1 |
针对本校的 |
永久 |
|
01、2 |
需要贯彻执行的 |
30年 |
|
02 |
学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料 |
永久 |
|
03 |
重点学科、专业、实验室建设材料 |
永久 |
|
04 |
各级本、专科质量工程项目(优秀教学团队、特色专业、精品课程等)的申报、建设、审批材料 |
永久 |
|
05 |
学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料 |
30年 |
|
06 |
学科、专业、实验室建设统计报表 |
永久 |
|
07 |
其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料 |
|
|
07、1 |
重要的 |
永久 |
|
07、2 |
一般的 |
30年 |
JX13招生工作
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
|
研究生教育 |
|
|
01 |
上级关于研究生招生工作的文件 |
|
|
01、1 |
针对本校的 |
永久 |
|
01、2 |
需要贯彻执行的 |
30年 |
|
02 |
研究生招生计划、总结 |
30年 |
|
03 |
研究生新生录取花名册及新生名单 |
永久 |
|
04 |
研究生入学试题及标准答案 |
10年 |
|
05 |
委培、代培研究生的协议书、合同书 |
30年 |
|
06 |
研究生招生宣传材料 |
10年 |
|
|
本、专科教育 |
|
|
07 |
上级有关本、专科招生工作的文件材料 |
|
|
07、1 |
针对本校的 |
永久 |
|
07、2 |
需要贯彻执行的 |
30年 |
|
08 |
学校本、专科招生计划、总结 |
30年 |
|
09 |
本、专科新生录取名册及新生名单 |
永久 |
|
10 |
学校年度招生简章、招生手册 |
永久 |
|
11 |
转学审批材料 |
永久 |
|
|
继续教育 |
|
|
12 |
上级有关成教招生工作的文件 |
|
|
12、1 |
针对本校的 |
永久 |
|
12、2 |
需要贯彻执行 |
30年 |
|
13 |
本校成教招生计划、总结 |
30年 |
|
14 |
本校成教新生录取名册及新生名单 |
永久 |
|
15 |
成教招生宣传材料 |
10年 |
|
16 |
其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料 |
|
|
16、1 |
重要的 |
永久 |
|
16、2 |
一般的 |
30年 |
（其中新生录取名册及新生名单按研究生、本专科、成教三类划分三级目录，分别为: JX1301、JX1302、JX1303）
JX14学籍管理
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
|
研究生教育 |
|
|
01 |
本校有关研究生学籍管理的文件 |
|
|
01、1 |
针对本校的 |
永久 |
|
01、2 |
需要贯彻执行的 |
30年 |
|
02 |
研究生录取登记表 |
永久 |
|
03 |
研究生学籍卡、成绩单 |
永久 |
|
04 |
研究生在校名册 |
永久 |
|
05 |
研究生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）本、专科教育 |
30年 |
|
06 |
上级有关本、专科学籍管理的文件 |
|
|
06、1 |
针对本校的 |
永久 |
|
06、2 |
需要贯彻执行的 |
30年 |
|
07 |
学生学籍登记卡 |
永久 |
|
08 |
学生历年成绩单 |
永久 |
|
09 |
本、专科在校学生名册 |
永久 |
|
10 |
本、专科学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学） |
30年 |
|
11 |
学生校内转专业审批材料 |
30年 |
|
12 |
新生电子注册信息审核表 |
30年 |
|
13 |
学生四六级英语成绩册 |
30年 |
|
14 |
大学生计算机等级考试成绩册 |
30年 |
|
15 |
学生个人信息更改资料 |
30年 |
|
|
继续教育 |
|
|
16 |
上级有关成教学籍管理的文件 |
|
|
16、1 |
针对本校的 |
永久 |
|
16、2 |
需要贯彻执行的 |
30年 |
|
17 |
成教学生学籍卡及成绩单 |
永久 |
|
18 |
成教学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学) |
30年 |
|
19 |
成教学生在校名册 |
永久 |
|
20 |
其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料 |
|
|
20、1 |
重要的 |
永久 |
|
20、2 |
一般的 |
30年 |
（其中学籍卡、成绩单按研究生、本专科、成教三类划分三级目录，分别为:JX1401、JX1402、JX1403）
JX15课堂教学与教学实践
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
01 |
各专业教学计划、培养方案、教学大纲 |
永久 |
|
02 |
课程建设要求及安排，校历表，课表 |
30年 |
|
03 |
学校实习基地建设相关资料 |
30年 |
|
04 |
教学督导组名单、建立学校教学质量监控体系的相关文件资料 |
30年 |
|
05 |
典型教案、重要备课记录 |
30年 |
|
06 |
教学实习、生产实习计划、总结及有关材料 |
10年 |
|
07 |
社会调查、社会实践计划、总结及有关材料 |
10年 |
|
08 |
其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料 |
|
|
08、1 |
重要的 |
永久 |
|
08、2 |
一般的 |
30年 |
JX16学位工作
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
01 |
上级有关学位工作的文件材料 |
|
|
01、1 |
针对本校的 |
永久 |
|
01、2 |
需要贯彻执行的 |
30年 |
|
02 |
本校学位评定条例、办法及计划、总结 |
30年 |
|
03 |
学校学位委员会会议记录、决定 |
永久 |
|
04 |
学位委员会授予各层次学位清册 |
永久 |
|
05 |
本科生优秀学士学位论文 |
30年 |
|
06 |
博士、硕士研究生学位论文及评审材料 |
永久 |
|
07 |
其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料 |
|
|
07、1 |
重要的 |
永久 |
|
07、2 |
一般的 |
30年 |
（其中硕士研究生学位论文及评审材料按JX1601进行整理归档）
JX17毕业生工作
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
01 |
上级有关毕业生就业的文件材料 |
|
|
01、1 |
针对本校的 |
永久 |
|
01、2 |
需要贯彻执行的 |
30年 |
|
02 |
毕业生工作计划、简报、总结 |
30年 |
|
03 |
学生就业创业工作中形成的管理材料 |
30年 |
|
04 |
每年毕业生就业招聘会相关资料 |
30年 |
|
05 |
优秀毕业生名册 |
永久 |
|
06 |
毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料 |
30年 |
|
07 |
毕业证、学位证领取签收名册 |
永久 |
|
08 |
毕业生(结业生)名册 |
永久 |
|
09 |
补办学历证明材料 |
永久 |
|
10 |
应届毕业生毕业证、学位证样本 |
永久 |
|
11 |
其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料 |
|
|
11、1 |
重要的 |
永久 |
|
11、2 |
一般的 |
30年 |
JX18教材管理
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
01 |
自编、主编教材 |
30年 |
|
02 |
本校选用的教材目录 |
30年 |
|
03 |
自编、主编教学指导书、头'习指导书和习题集 |
30年 |
|
04 |
其他有保存价值的自编参考资料 |
10年 |
附录:各院系自存教学类档案
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
01 |
本科生毕业论文及评审意见 |
30年 |
|
02 |
课堂教学材料、课程进度表 |
10年 |
|
03 |
教师任课安排、教案 |
30年 |
|
04 |
优秀实习报告 |
10年 |
|
05 |
本系教学检查、调查材料及总结 |
10年 |
|
06 |
教师工作量核算、登记材料 |
10年 |
|
07 |
各系、科、专业课程试题库 |
30年 |
科研类档案归档范围及保管期限表
KY11综合
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
01 |
上级有关科研工作的文件材料 |
|
|
01、1 |
针对本校的 |
永久 |
|
01、2 |
需要贯彻执行的 |
30年 |
|
02 |
上级下达的各类科研课题项目立项审批文件 |
永久 |
|
03 |
学校科研工作计划、总结 |
30年 |
|
04 |
全校科研工作会议纪要、会议文件及声像等成套材料 |
30年 |
|
05 |
科研经费的申请、批复 |
永久 |
|
06 |
科研项目经费使用情况报告 |
10年 |
|
07 |
校级科研机构的建立审批文件及管理材料 |
永久 |
|
08 |
报上级的科研年鉴、学校科研工作统计年报 |
永久 |
|
09 |
科技合同纠纷的处理材料 |
30年 |
|
10 |
学校与各省、市、重点企业签订的科技合作协议书 |
30年 |
|
11 |
本校举办的全国性学术会议报告、批复、纪要、论文等有关文件 |
30年 |
|
12 |
申报科学基金及有关批复 |
30年 |
|
13 |
学会工作(学术活动)材料 |
10年 |
|
14 |
科研方面的奖励文件材料 |
永久 |
|
15 |
其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料 |
|
|
15、1 |
重要的 |
永久 |
|
15、2 |
一般的 |
10年 |
KY12纵向科研项目
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
01 |
开题报告、课题调研论证材料 |
永久 |
|
02 |
任务书、委托书、合同、协议书，课题研究计划 |
永久 |
|
03 |
实验、测试、调查等原始记录(含关键配方、工艺流程及综合分析) |
永久 |
|
04 |
数据处理材料包括机算机处理(程序设计说明、框图计算结果) |
永久 |
|
05 |
设计的文字说明和图纸(底图、蓝图机械设计图、电子线路图等) |
永久 |
|
06 |
研究实验阶段工作总结、实验报告，有关的照片、录像带声像材料 |
永久 |
|
07 |
课题最终研究报告、总结等 |
永久 |
|
08 |
鉴定证书 |
永久 |
|
09 |
鉴定会主要材料(鉴定代表名单、会议记录、专家评审意见、鉴定申请书、查新报告，技术鉴定材料等) |
永久 |
|
10 |
科研成果登记表、登记证书、报告表 |
永久 |
|
11 |
科研成果奖励申报与审批材料 |
永久 |
|
12 |
成果转让合同及经济效益证明等推广应用材料 |
永久 |
|
13 |
取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料 |
永久 |
(说明: KYI2分自然科学科研课题、人文社科科研课题，分两个三级类目:KYI201、KY1202)
KY13横向科研项目
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
01 |
横向科研项目审查表、横向科研项目合同书 |
30年 |
|
02 |
科研成果推广应用及技术转让的合同、协议等有关材料 |
30年 |
|
03 |
横向科研经费单〈复印件) |
30年 |
KY14科研成果及奖励
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
01 |
科研成果证书 |
永久 |
|
02 |
获奖证件(如奖状、奖章、证书等原件) |
永久 |
KY15专利证书
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
01 |
发明专利证书原件 |
30年 |
|
02 |
实用新型专利证书 |
30年 |
|
03 |
外观设计专利 |
30年 |
KY16标准
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
01 |
国际标准 |
永久 |
|
02 |
国家标准 |
永久 |
|
03 |
行业标准 |
永久 |
|
04 |
地方标准 |
永久 |
|
05 |
企业标准 |
永久 |
KY17论文专著
|
序号 |
类自名称 |
保管期限 |
|
01 |
本校各院、系、所获奖的论文和专著 |
30年 |
|
02 |
正式出版的专著 |
30年 |
|
03 |
核心期刊上发表的论文 |
30年 |
|
04 |
国家级报纸理论版发表的文章 |
30年 |
|
05 |
每年发表的论文目录 |
30年 |
产品生产与科技开发类档案归档范围及保管期限表
CP11综合
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
01 |
上级关于产品生产与科技开发管理的文件 |
|
|
01、1 |
针对本校的 |
永久 |
|
01、2 |
需要贯彻执行的 |
30年 |
|
02 |
本单位为产品生产与科技开发制定的各种规定、条例、办法、制度及手册、图表 |
30年 |
|
03 |
产品生产与科技开发的请不、报告、批复、批示 |
30年 |
|
04 |
校办产业的设立、变更、撤并、改制重组、职务聘免、更换法人等方面的文件材料 |
永久 |
|
05 |
关于校办产业的重要会议记录 |
30年 |
|
06 |
产品生产与科技开发年度工作计划、总结、统计报表 |
30年 |
|
07 |
校办产业与外单位联营、合资、技术合作、共同开发重大项目的合同书、协议书等 |
永久 |
|
08 |
产品生产与科技开发、管理与专业协作单位有关技术性方面来往的文件材料 |
30年 |
|
09 |
企业财务年度报表 |
永久 |
|
10 |
企业资产表 |
30年 |
|
11 |
校办产业大事记 |
永久 |
|
12 |
工程训练中心对外开展培训工作签订的合同等有关资料 |
30年 |
|
13 |
学校科技成果产业化发展目标和大学科技园发展规划 |
30年 |
|
14 |
其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料 |
|
|
14、1 |
重要的 |
永久 |
|
14、2 |
一般的 |
30年 |
CP12产品生产与科技开发项目
（一）研制与开发产品的文件材料
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
01 |
科学技术成果登记表 |
30年 |
|
02 |
成果鉴定书或评审意见 |
30年 |
|
03 |
成果鉴定会材料、评议记录 |
30年 |
|
04 |
研制报告、技术报告 |
30年 |
|
05 |
样品或实物照片 |
30年 |
|
06 |
方案论证材料 |
30年 |
|
07 |
开题报告、任务书、协议书、合同 |
30年 |
|
08 |
总体方案设计材料 |
30年 |
|
09 |
全套设计定型图纸 |
30年 |
|
10 |
产品试验定型图纸 |
30年 |
|
11 |
实验数据、分析、测试报告 |
30年 |
|
12 |
通用件、标准件、外构件、外协件明细表、图样目录 |
30年 |
|
13 |
产品配方与调试要点 |
30年 |
|
14 |
阶段工作总结、报告、专题报告 |
30年 |
|
15 |
产品说明书、技术条件、标准、产品证明书等 |
30年 |
|
16 |
产品鉴定证书、产品合格证书 |
30年 |
|
17 |
获奖材料、专利材料 |
30年 |
|
18 |
论文、专著及学术活动材料 |
30年 |
|
19 |
成果转让合同及经济效益证明等推广应用材料 |
30年 |
（二）产品生产阶段的文件材料
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
01 |
生产任务书及上级有关指不文件、生产方案计划 |
30年 |
|
02 |
全套工艺定型图纸、技术条件说明书 |
30年 |
|
03 |
工艺说明书、工艺规程、工艺路线、工艺试验记录、分析和鉴定材料等全部工艺文件材料 |
30年
|
|
04 |
生产定型报告、批复 |
30年 |
|
05 |
重大质量事故分析、重要联席会议纪要 |
30年 |
|
06 |
各种改单及技术通知单 |
30年 |
|
07 |
生产工作总结报告、技术工作总结报告 |
30年 |
（三）产品销售管理的文件材料
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
01 |
产品用户清册 |
30年 |
|
02 |
产品销售合同、协议书、重要洽谈会议记录 |
30年 |
|
03 |
用户反馈的产品技术文件材料 |
30年 |
|
04 |
产品说明书、宣传品广告样张 |
10年 |
|
05 |
产品用户交验协议 |
10年 |
基建类档案归档范围及保管期限表
JJ11综合
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
01 |
上级有关基建工作的文件 |
|
|
01、1 |
针对本校的 |
永久 |
|
01、2 |
需要贯彻执行的 |
30年 |
|
02 |
学校基建工作计划、总结、简报 |
30年 |
|
03 |
学校基建工作规章制度 |
30年 |
|
04 |
学校基建工作总体规划图、总平面图、总水电气管网分布图及说明 |
永久 |
|
05 |
基建工作年度统计报表 |
永久 |
|
06 |
有关基建扩建、维修、加固各类用房的报告、批复及附图与基建项目共存 |
|
|
07 |
基建工程统计表及财务预、决算表 |
30年 |
|
08 |
征地批准文件、签订的合同、协议书及土地证书、红线图、拆迁补偿协议书 |
永久 |
|
09 |
我校关于地界变化、交换、转让、租用、房屋拆迁工作的请示、报告、批复及附图、签订的合同、协议书等有关材料 |
永久 |
|
10 |
学校征地范围总体地质勘探、地形测量材料 |
永久 |
|
11 |
学校公有房屋所有权证、公有房屋使用权证 |
永久 |
|
12 |
基建项目在奠基、开工、施工、竣工过程中形成的照片、录像资料 |
30年 |
|
13 |
其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料 |
|
|
13、1 |
重要的 |
永久 |
|
13、2 |
一般的 |
30年 |
JJ12基建项目
（一）可行性研究
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
01 |
项目建议书及上级批复 |
永久 |
|
02 |
项目选址意见书及其报批文件 |
永久 |
|
03 |
可行性研究报告及其报批文件 |
永久 |
|
04 |
项目评估(包括借贷承诺评估)、论证文件 |
永久 |
|
05 |
环境预测、调查报告、环境影响报告及批复 |
永久 |
|
06 |
设计任务书、计划任务书及报批文件 |
永久 |
（二）设计基础
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
01 |
工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明 |
永久 |
|
02 |
地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录 |
永久 |
|
03 |
水文、气象、地震等其他设计基础材料 |
永久 |
（三）设计文件
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
01 |
总体规划设计 |
永久 |
|
02 |
方案设计 |
永久 |
|
03 |
初步设计及其报批文件 |
永久 |
|
04 |
技术设计 |
永久 |
|
05 |
施工图设计 |
永久 |
|
06 |
工程设计计算书 |
永久 |
|
07 |
关键技术实验 |
永久 |
|
08 |
设计评价、鉴定及审批 |
永久 |
（四）工程管理文件
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
01 |
征地、移民文件 |
|
|
01、1 |
征用土地申请、批准文件、红线图、行政区域图 |
永久 |
|
01、2 |
征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书 |
永久 |
|
01、3 |
建设前原始地形、地貌、状况图、照片 |
永久 |
|
01、4 |
施工执照 |
永久 |
|
02 |
计划、投资、统计、管理文件 |
|
|
02、1 |
有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划 |
永久 |
|
02、2 |
概算、预算管理、差价管理文件 |
永久 |
|
02、3 |
合同变更、索赔等涉及法律事务的文件 |
永久 |
|
02、4 |
规程、规范、标准，规划、方案、规定 |
永久 |
|
02、5 |
招标文件审查、技术设计审查、技术协议 |
永久 |
|
02、6 |
投资、进度、质量、安全、合同控制文件 |
永久 |
|
03 |
招标投标、承发包合同协议 |
|
|
03、1 |
招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件 |
永久 |
|
03、2 |
招标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件 |
永久 |
|
03、3 |
开标议程、开标大会签字表、报价表、评标纪律、评标人员签字表、评标日录、报告 |
永久 |
|
03、4 |
中标通知书 |
永久 |
|
03、5 |
合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件 |
永久 |
|
04 |
专项申请、批复文件 |
|
|
04、1 |
环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划等文件 |
永久 |
|
04、2 |
水、暖、电、煤气、通信、排水等配套协议文件 |
永久 |
|
04、3 |
原料、材料、燃料供应等来源协议文件 |
永久 |
（五）施工
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
01 |
土地施工文件 |
|
|
01、1 |
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 |
永久 |
|
01、2 |
施工组织设计、方案及报批文件，施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺文件 |
永久 |
|
01、3 |
原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单 |
永久 |
|
01、4 |
建筑材料实验报告 |
永久 |
|
01、5 |
设计变更通知、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等 |
永久 |
|
01、6 |
土建施工定位(水准点、导线点、基准线、控制点等)测量、复核记录、地质勘探 |
永久 |
|
01、7 |
土、岩试验报告，基础处理，基础工程施工图、桩基工程记录、基验槽记录 |
永久 |
|
01、8 |
隐蔽工程验收记录 |
永久 |
|
01、9 |
工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告 |
永久 |
|
01、10 |
分项、分单位工程质量检查、评定 |
永久 |
|
01、11 |
交工验收记录证明 |
永久 |
|
01、12 |
竣工报告、竣工验收报告 |
永久 |
|
02 |
设备及管线安装施工文件 |
|
|
02、1 |
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 |
永久 |
|
02、2 |
施工组织设计、方案及报批文件、施工计划、技术措施文件 |
永久 |
|
02、3 |
原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单 |
永久 |
|
02、4 |
建筑材料实验报告 |
永久 |
|
02、5 |
设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等 |
永久
|
|
02、6 |
焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录 |
永久 |
|
02、7 |
隐蔽工程检查验收记录 |
永久 |
|
02、8 |
强度、密闭性试验报告 |
永久 |
|
02、9 |
设备、网络调试记录 |
永久 |
|
02、10 |
施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告 |
永久 |
|
02、11 |
系统调试、实验记录 |
永久 |
|
02、12 |
管线清洗、试压、通水、通气、清毒记录 |
永久 |
|
02、13 |
管线标高、位置、坡度测量记录 |
永久 |
|
02、14 |
中间交工验收记录证明，工程质量评定 |
永久 |
|
02、15 |
竣工报告、竣工验收报告、施工预、决算 |
永久 |
|
03 |
电气、仪表安装施工文件 |
|
|
03、1 |
开工报告、工程技术更改、技术交底、图纸会审纪要 |
永久 |
|
03、2 |
施工组织设计、方案及报批文件、施工计划、技术措施文件 |
永久 |
|
03、3 |
施工组织设计、方案及报批文件、施工计划、技术措施文件 |
永久 |
|
03、4 |
原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单 |
永久 |
|
03、5 |
建筑材料实验报告 |
永久 |
|
03、6 |
设计更改通知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等 |
永久 |
|
03、7 |
系统调试、整定记录 |
永久 |
|
03、8 |
绝缘、接地电阻等性能测试和校核 |
永久 |
|
03、9 |
材料、设备明细表及检验记录、施工安装记录、质量检查评定、 |
永久 |
|
事故处理报告 |
永久 |
|
|
03、10 |
操作、联动试验 |
永久 |
|
03、11 |
电气装置交接记录 |
永久 |
|
03、12 |
中间交工验收记录、工程质量评定 |
永久 |
|
03、13 |
竣工报告、竣工验收报告 |
永久 |
（六）监理文件
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
01 |
施工监理文件、资料 |
|
|
01、1 |
监理合同协议、监理大纲、监理规划、细则及批复 |
永久 |
|
01、2 |
施工及设备器材供应单位资质审核、设备、材料报审 |
永久 |
|
01、3 |
施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核、施工进度、延长工期、索赔、及付款报审 |
永久 |
|
01、4 |
开(停、复、返)工令、许可证、中间验收证明书 |
永久 |
|
01、5 |
设计变更、材料零部件、设备代用审批 |
永久 |
|
01、6 |
监理通知、协调会审纪要、监理工程师指令、指示、来往函件 |
永久 |
|
01、7 |
工程材料监理检查、复检、实验记录、报告 |
永久 |
|
01、8 |
监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录 |
永久 |
|
01、9 |
各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录 |
永久 |
|
01、10 |
施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故报告 |
永久 |
|
01、11 |
工程进度计划、实施、分析统计文件 |
永久 |
|
01、12 |
变更价格审查、支付审批、索赔处理文件 |
永久 |
|
01、13 |
单兀工程检查及开工(开仓)签证、工程分部分项质量认证、评估 |
永久 |
|
01、14 |
主要材料及工程投资计划、完成报表 |
永久 |
|
02 |
设备采购、监造工作监理资料 |
|
|
02、1 |
设备采购委托监理合同、采购方案、监造成计划 |
永久 |
|
02、2 |
市场调查、考察报告 |
永久 |
|
02、3 |
设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验报告、分包单位资格报审表 |
永久 |
|
02、4 |
原材料、零配件等的质量证明文件和检验报告 |
永久 |
|
02、5 |
开动、复工报审表、暂停令 |
永久 |
|
02、6 |
会议纪要、来往文件 |
永久 |
|
02、7 |
监理工程师通知单、监理工作联系单 |
永久 |
|
02、8 |
且主理日志、监理月报 |
永久 |
|
02、9 |
质量事故处理文件、设备制造索赔文件 |
永久 |
|
02、10 |
设备验收、交接文件、支付证书和设备制造结算审核文件 |
永久 |
|
02、11 |
设备采购、监造工作总结 |
永久 |
（七）竣工验收
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
01 |
项目竣工验收报告 |
永久 |
|
02 |
全部竣工图纸 |
永久 |
|
03 |
工程设计总结 |
永久 |
|
04 |
工程施工总结 |
永久 |
|
05 |
工程监理总结 |
永久 |
|
06 |
项目质量评审材料 |
永久 |
|
07 |
工程现场声像材料 |
永久 |
|
08 |
工程审计文件、材料、决算报告 |
永久 |
|
09 |
环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等验收审批文件 |
永久 |
|
10 |
竣工验收会议决议文件、验收证书、验收委员会名单、签字、验收备案文件 |
永久 |
|
11 |
项目评优报奖申报材料、批准文件及证书 |
永久 |
仪器设备类档案归档范围及保管期限表
SB11综合
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
01 |
上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件材料 |
|
|
01、1 |
针对本校的 |
永久 |
|
01、2 |
需要贯彻执行的 |
30年 |
|
02 |
本校仪器、设备管理的规章制度 |
30年 |
|
03 |
设备工作计划、报告、总结、调查材料 |
30年 |
|
04 |
本校仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案 |
30年 |
|
05 |
本校仪器、设备移交清册及设备仪器报废、调拨报告和批复 |
30年 |
|
06 |
本校有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料 |
永久 |
|
07 |
本校清产核资工作计划、报告、总结的文件材料及一览表 |
30年 |
|
08 |
每年新增、报废仪器设备清单 |
30年 |
|
09 |
其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料 |
|
|
09、1 |
重要的 |
永久 |
|
09、2 |
一般的 |
30年 |
SB12仪器设备项目
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
01 |
申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等） |
与设备共存 |
|
02 |
上级或主管领导批复和准购批不 |
与设备共存 |
|
03 |
定购合同(复印件)和会谈纪要、记录等 |
与设备共存 |
|
04 |
进口设备过程中有关的技术商务文件 |
与设备共存 |
|
05 |
开箱记录及装箱单 |
与设备共存 |
|
06 |
安装、调试记录和双方签字移交文件，保修单 |
与设备共存 |
|
07 |
验收报告及文件材料 |
与设备共存 |
|
08 |
索赔来往函件及结果文件 |
与设备共存 |
|
09 |
设备说明书及全套随机文件材料 |
与设备共存 |
|
10 |
使用、检修、故障事故记录（设备履历书） |
与设备共存 |
|
11 |
重大事故的调查分析及处理意见 |
与设备共存 |
|
12 |
技术改造和开发过程中形成的技术文件材料 |
与设备共存 |
|
13 |
其他有价值的文件材料 |
30年 |
出版类档案归档范围及保管期限表
CB11综合
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
01 |
上级有关编辑出版工作的文件 |
|
|
01、1 |
针对本校的 |
永久 |
|
01、2 |
需要贯彻执行的 |
30年 |
|
02 |
本校编辑出版工作计划、报告、总结、规章制度 |
30年 |
|
03 |
年度统计报表 |
永久 |
|
04 |
编辑出版部门管理形成的文件材料 |
10年 |
|
05 |
其他有保存价值的文件材料、声像材料及实物 |
|
|
05、1 |
重要的 |
永久 |
|
05、2 |
一般的 |
30年 |
CB12报纸
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
01 |
学报正本 |
永久 |
|
02 |
学报电子版 |
永久 |
CB13刊物
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
01 |
《学报》（自然科学、社会科学）正本（附电子版） |
永久 |
|
02 |
《学报》审稿意见单 |
30年 |
|
03 |
封面设计图样 |
10年 |
外事类档案归档范围及保管期限表
WS11综合
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
01 |
上级关于外事工作的文件材料 |
|
|
01、1 |
针对本校的 |
永久 |
|
01、2 |
需要贯彻执行的 |
30年 |
|
02 |
学校外事工作规章制度、计划、总结、简报 |
30年 |
|
03 |
外事工作统计报表等 |
永久 |
|
04 |
外事工作的请示、批复、报告等文件材料 |
30年 |
|
05 |
外事工作会议材料 |
10年 |
|
06 |
其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料 |
|
|
06、1 |
重要的 |
永久 |
|
06、2 |
一般的 |
30年 |
WS12出国(境)
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
01 |
上级出国、出境人员的有关文件材料 |
|
|
01、1 |
针对本校的 |
永久 |
|
01、2 |
需要贯彻执行的 |
30年 |
|
02 |
参加国际学术会议的申请、批复及论文 |
30年 |
|
03 |
出国(境)审批过程形成的文件材料 |
永久 |
|
04 |
投寄国外的学术论文 |
30年 |
|
05 |
出国(境)考察、访问及讲学、研究等有关材料 |
30年 |
|
06 |
出国(境)进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影印件） |
永久 |
|
07 |
参加国际比赛、竞赛材料 |
30年 |
|
08 |
其他有保存价值的文件材料 |
|
|
08、1 |
重要的 |
永久 |
|
08、2 |
一般的 |
30年 |
WS13来访
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
01 |
邀请、聘任外籍人士的计划、批复和来往函件 |
|
|
01、1 |
学校邀请外国专家来校讲学、访问、进行学术交流的报告、批复及有关材料 |
30年 |
|
01、2 |
学校聘任外籍教师、专家来校工作的报告、批复及有关材料 |
30年 |
|
01、3 |
其他方面的文件材料 |
30年 |
|
02 |
外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料 |
30年 |
|
03 |
学校邀请、聘任外籍人员名单(附简历)、签订的合同、协议书 |
永久 |
|
04 |
外教、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材、学术交流的报告及声像材料 |
永久 |
|
05 |
来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料 |
30年 |
|
06 |
参加国际比赛、竞赛材料 |
30年 |
|
07 |
授予外籍人员荣誉称号的材料 |
永久 |
|
08 |
双方互赠的礼品、纪念品 |
30年 |
WS14国际合作与会议
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
01 |
中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录 |
永久 |
|
02 |
本校完成的国际项目、成果等材料 |
永久 |
|
03 |
合作项目中国外单位完成项目、成果等材料 |
30年 |
|
04 |
国际会议的有关材料 |
30年 |
WS15外国留学生工作
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
01 |
录取审批材料 |
永久 |
|
02 |
学籍表及成绩单 |
永久 |
|
03 |
教学计划、大纲及有关教学安排的材料 |
30年 |
|
04 |
留学生升级、留级、休学、复学、退学、转学等学籍变更材料 |
30年 |
|
05 |
留学生奖惩材料 |
30年 |
|
06 |
留学生毕业、结业证书发放清册及证书样本，学位论文及学位证书复印件 |
30年 |
|
07 |
留学生名册 |
永久 |
|
08 |
留学生去向及有关材料 |
30年 |
|
09 |
留学生联合办学材料 |
30年 |
财会类档案归档范围及保管期限表
CK11综合
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
01 |
上级有关财务会计工作的文件材料 |
|
|
01、1 |
针对本校的 |
永久 |
|
01、2 |
需要贯彻执行的 |
30年 |
|
02 |
本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件 |
30年 |
|
03 |
学校基金管理工作文件 |
10年 |
|
04 |
有关财务管理方面的其他文件材料 |
10年 |
|
05 |
会计档案移交保管清册 |
永久 |
|
06 |
会计档案销毁清册 |
永久 |
|
07 |
其他有保存价值的文件材料、声像材料和实物 |
|
|
07、1 |
重要的 |
永久 |
|
07、2 |
一般的 |
30年 |
CK12会计报表
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
01 |
年度决算报表(含基建综合决算、含说明文字） |
永久 |
|
02 |
年度预算会计报表(含说明文字） |
15年 |
|
03
|
月、季报表 |
5年(包括 文字分析，学校所属单位报送的保管两年 |
CK13会计帐簿
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
01 |
涉及外事会计帐簿 |
永久 |
|
02 |
总帐 |
15年 |
|
03 |
日记账 |
15年 |
|
04 |
明细账 |
15年 |
|
05 |
现金出纳帐、银行存款帐 |
25年 |
|
06 |
辅助帐簿 |
15年 |
|
07 |
固定资产明细帐 |
固定资产报废清理后保管5年 |
|
08 |
学校专项基金帐簿 |
5年 |
CK14会计凭证
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
01 |
涉及外事的会计凭证 |
永久 |
|
02 |
预算内、预算外各种原始凭证、记帐凭证 |
15年 |
|
03 |
学校基金各种原始凭证、记帐凭证 |
15年 |
|
04 |
银行存款余额调节表 |
5年 |
|
05 |
会计拨款凭证及其他会计凭证 |
5年 |
|
06 |
银行对帐单 |
5年 |
|
07 |
涉及债权、债务及未清理完毕的凭证 |
25年 |
（CKI4会计凭证分三级目录:学校财务类CK1401、基建类CK1402）
CK15工资册
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
01 |
工资发放名册、卡片 |
永久 |
|
02 |
工资转移、证明、通知存根 |
30年 |
|
03 |
各种奖金、奖学金、贷学金、助学金名册 |
10年 |
人物类档案归档范围及保管期限表
RW
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
01 |
生平事迹材料 |
永久 |
|
01、1 |
人物自撰 |
|
|
01、2 |
别人撰写的介绍人物生平事迹材料 |
|
|
01、3 |
对已故人物的唁电、唁函及追悼会材料 |
|
|
02 |
奖状、证书及证章 |
永久 |
|
02、1 |
本人获奖奖状、证章 |
|
|
02、2 |
荣誉证书 |
|
|
02、3 |
有价值的各类聘书 |
|
|
03 |
正式出版的著作 |
永久 |
|
03、1 |
专著、译著等 |
|
|
03、2 |
专著、译著手稿 |
|
|
04 |
正式发表的论文 |
永久 |
|
04、1 |
论文、译文 |
|
|
04、2 |
论文、译文手稿 |
|
|
05 |
人物记的各种有价值的笔记，包括学习笔记、读书笔记、习题本、会议记录等 |
永久 |
|
06 |
与一些知名人士、良师益友的来往信件 |
永久 |
|
07 |
国内外报刊、杂志及专家学者对人物的评价 |
永久 |
|
08 |
人物收藏的有保存价值的书籍、资料、使用过的物品等 |
永久 |
|
09 |
人物参加国内、国际学术会议材料 |
永久 |
|
10 |
反映人物一生主要活动的照片、影像、录音资料等 |
永久 |
声像类档案归档范围及保管期限表
SX党政类
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
01 |
党和国家领导人以及知名人士来校视察、参观、访问等声像材料 |
永久 |
|
02 |
省部级领导以及系统厅、局领导来校视察、参观、访问等声像材料 |
永久 |
|
03 |
反映校级重要党政领导任职期间重要活动的工作照和重要声像材料 |
永久 |
|
04 |
本校召开的重要会议(党代会、教代会、妇代会、团代会、学代 |
永久 |
|
会、各类先进表彰会及其他党政重要会议)形成的重要声像材料 |
|
|
|
05 |
校庆和其他重要纪念活动中形成的重要声像材料 |
永久 |
|
06 |
学校新闻类重要声像材料 |
永久 |
|
07 |
其他反映党政重要活动的声像材料 |
永久 |
SX教学类
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
01 |
历届毕业生照片 |
永久 |
|
02 |
反映著名专家、教授、优秀教师教学活动的声像材料 |
永久 |
|
03 |
有关重点学科与重点实验室建设的声像材料 |
永久 |
|
04 |
本校编制的声像教学材料 |
30年 |
|
05 |
其他反映教学重要活动的声像材料 |
永久 |
SX外事类
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
01 |
外国知名人士来校参观访问的声像材料 |
永久 |
|
02 |
外国留学生毕业照片 |
永久 |
|
03 |
外国留学生、外籍专家、教授在学校学习、工作、生活等情况的声像材料 |
永久 |
|
04 |
学校参加国际比赛、竞赛的声像材料 |
永久 |
|
05 |
学校主持召开的国际性学术会议的声像材料 |
30年 |
|
06 |
学校领导、教师出国访问、进修、留学等从事文化交流的声像材料 |
30年 |
|
07 |
其他反映外事重要活动的声像材料 |
永久 |
SX产品生产与科技开发类
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
01 |
获国家部委、省、市级奖励的产品或明、优、特产品的声像材料 |
永久 |
|
02 |
重要产品样品的声像材料 |
永久 |
SX基建类
|
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
|
01 |
反映学校校景的声像材料 |
永久 |
|
02 |
学校拆迁前旧建筑物的声像材料 |
永久 |
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03 |
重大基建项目竣工典礼的声像材料 |
永久 |
SX人物类
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序号 |
类目名称 |
保管期限 |
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01 |
历任党委书、校长的重要声像材料 |
永久 |
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02 |
本校著名专家、教授的重要声像材料 |
永久 |
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03 |
本校全国劳动模范和先进工作者、英雄人物的重要声像材料 |
永久 |
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04 |
本校历届中国共产党全国代表大会代表的声像材料 |
永久 |
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05 |
本校当选历届全人大、政协、妇代会、团代会、青代会代表的声像材料 |
永久 |
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06 |
著名校友的重要声像材料 |
永久 |
实物类档案归档范围及保管期限表
SW
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序号 |
类自名称 |
保管期限 |
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01 |
学校、各院(部、中心)、各单位历年获得的校级以上的各种奖品、奖状、奖励匾牌、奖杯、锦旗、证书 |
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01、1 |
重要的 |
永久 |
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01、2 |
一般的 |
30年 |
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02 |
学校历史上使用过的各种印章、校徽、校牌、纪念章 |
永久 |
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03 |
兄弟单位、国内外友人、校友赠送的珍贵礼品 |
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03、1 |
重要的 |
永久 |
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03、2 |
一般的 |
30年 |
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04 |
对外交流活动获得的各种重要纪念品、物品、票证(具有凭证、教育、宣传和欣赏价值的) |
永久 |
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05 |
上级领导、著名人物来校视察、指导留下的题词、签名、字画 |
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05、1 |
重要的 |
永久 |
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05、2 |
一般的 |
30年 |
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06 |
学校历史上形成的有保存价值的其他物品 |
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06、1 |
重要的 |
永久 |
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06、2 |
一般的 |
30年 |
电子类档案归档范围及保管期限表
DZ
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序号 |
类目名称 |
保管期限 |
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01 |
光盘 |
其保管期限与各类电子文件的纸质档案一致 |
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01、1 |
学校各类电子文件材料的刻录光盘 |
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02 |
磁盘 |
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02、1 |
学校各类电子文件材料的各份磁盘 |
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03 |
磁带 |
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03、1 |
学校各类电子文件材料的数据各份 |
图书馆
2019年4月
