中原科技学院档案实体分类方法

一、编制说明

根据国家教育部、档案局联合下发的27号令《高校档案管理办法》及原国家教委发布的《高等学校档案实体分类法》（教办[1994]429号）的要求，结合我校实际情况制订本办法。

（一）类目的划分与标识

1、一级类目的设置和标识

根据档案产生的领域，结合档案记述的内容，我校形成档案主要分为十一大类，同时作为相应档案的补充，增加了声像、实物、电子三个类别，标识采用名称主词的汉语拼音的第一个字母。

DQ党群

主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。

XZ行政

主要包括行政职能部门（教务、科研、科技开发、基建、外事、财务等部门除外）工作中形成的文件材料。

JX教学

主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。

KY科研

主要包括科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。

CP产品生产与科技开发

主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。

JJ基建

主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

SB仪器设备

主要包括在仪器设备工作管理和仪器设备申购、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等环节中形成的文件材料。

CB出版

主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。

WS外事

主要包括外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。

CK财会

主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

RW人物

主要包括在本校或曾在本校学习、工作过的党政领导及著名专家学者在从事各种活动中直接形成的对国家、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、音像等形式的历史记录。

附加：

SX声像

主要包括学校在教学、科研、管理等活动中，通过摄录或扫描形成的具有保存价值的照片、图像、录像带、录音带、唱片、光盘片、缩微片、幻灯片等。

SW实物

主要包括学校获得的校级以上的各级各类奖励实物（奖状、奖牌、奖杯、奖状等），曾经使用过的印章，兄弟单位、国内外友人、校友赠送的珍贵礼品，名人到校的题词及字画。

DZ电子

主要包括学校在党政管理、教学、科研等活动中形成的各类电子档案（文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件、程序文件和数据库文件）。

2、二级类目的设置和标识

二级类目是对-级类目的细划，具体设置情况如下

（1）党群类（DQ），下设9个二级类目：综合（DQ11）、纪检监察（DQ12）、组织（DQ13）、宣传教育（DQ14）、统战（DQ15）、工会（DQ16）、团委（DQ17）、学生工作（DQ18）、各院（部、中心）分党委、党总支党务综合（DQ19）。

（2）行政类（XZ），下设7个二级类目：综合（XZ11）、人事（XZ12）、审计（XZ13）、武装保卫（XZ14）、总务资产（XZ15）、图书档案（XZ16）、各院（部、中心）行政综合（XZ17）。

（3）教学类（JX），下设8个二级类目：综合（JX11）、学科与实验室建设（JX12）、招生工作（JX13）、学籍管理（JX14）、课堂教学与教学实践（JX15）、学位工作（JX16）、毕业生工作（JX17）、教材管理（JX18）。

（4）科研类（KY），下设7个二级类目：综合（KY11）、纵向科研项目（KY12）、横向科研项目（KY13）、科研成果及奖励（KY14）、专利证书（KY15）、标准（KY16）、论文专著（KYl7）。

（5）基建类（JJ），下设2个二级类目：综合（JI11）、基建项目（JJ12）。

（6）仪器设备类（SB），下设2个二级类目：综合（SB11）、设备项目（SB12）

（7）产品生产与科技开发类（CP），下设2个二级类目：综合（CP11）、产品生产与科技开发项目（CP12）。

（8）出版类（CB），下设3个二级类目：综合（CB11）、报纸（CB12）、刊物（CB13）。

（9）外事类（WS），下设5个二级类目：综合（WS11）、出国（境）（WS12）、来校（WS13）、国际合作与会议（WS14）、外国留学生工作（WS15）。

（10）财会类（CK），下设5个二级类目：综合（CK11）、会计报表（CK12）、会计账簿（CK13）、会计凭证（CK14）、工资册（CK15）。

（11）人物类（RW），下设1个二级类目：人物姓名首字母。

3、三级类目的设置

根据学校在教学和管理的过程中，实际产生的档案情况，对案卷级和文件级的二级类目设置了不同的三级类目。

案卷级

教学类案卷级档案三级类目的设置，是根据我校办学形式多样及发展规模的实际，按办学层次设研究生、全日制本专科生和成人教育3个三级类目。

科研类案卷级档案三级类目的设置，主要在科研项目上设置了自然科学研究项目和人文社会科学研究项目2个三级类目。

基建类案卷级档案三级类目的设置，由于单体基建项目案卷多，因此基建项目类将按照项目实体设置三级类目。

财会类案卷级档案三级类目的设置，仅会计凭证-项按其内容不同，设学校财务类、基建类2个三级类目。

人物类案卷级档案按其资料的种类设置8个三级类目。

文件级

文件级档案三级类目的设置为各类档案归档范围及保管期限表中的序号。

（二）档号的编制及标识

档号是存取档案的代号，排架的依据，反映了我校档案的分类体系和物理位置。

根据档案形成的方式不同，我校档案采取案卷级和文件级交叉管理方式，除新生录取名册（JX1301、JX1302、JX1303）、学籍管理（JX1401、JX1402、JX1403）、科研项目（KY12、KY13）、基建项目（JJ12）、仪器设备（SB12）、产品生产与科技开发项目（CP12）、会计报表（CK12）、会计帐本（CK13）、财会凭证（CK14）、工资册（CK15）采取案卷级管理外，其余均采取文件级管理。

1、档号的结构

案卷级

档号=全宗号+年度+分类号+保管期限+案卷号

例：2018年科研类档案KY1201的第一卷的档号为2018-KY1201-Y-001

卷内文件级档号=全宗号+年度+分类号+保管期限+案卷号+件号

例：2018年科研类档案KY1201的第一卷中的第一件的档号为2018-KY1201-Y-001-1

其中，基建项目类档案档号结构为：

全宗号+分类号+保管期限+案卷号

例：图书馆与行政办公楼（A-1）基建类档案JJ12的第一卷的档号为A、1-JJ12-Y-001

卷内文件级档号=全宗号+分类号+保管期限+案卷号+件号

例：图书馆与行政办公楼（A-1）基建类档案JJ12的第一卷的第一件的档号为A、1-JJ12-Y-001-1

备注：全宗号为上级单位根据相关规则给予本单位唯一的一个代码。未向上级单位移交过档案的单位没有全宗号，因此不填。

文件级

档号=全宗号+年度+分类号+保管期限+件号

例：2018年行政类档案XZ11、01第一件的档号为2018-XZ11、01-Y-0001

备注：全宗号为上级单位根据相关规则给予本单位唯一的一个代码。未向上级单位移交过档案的单位没有全宗号，因此不填。

其中，人物档案档号结构为：

RW+人物姓名代号+材料类别号+保管期限+顺序号

2、档号的标识

档号的标识采用现代汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。全宗号、年度号、分类号、保管期限号、案卷号、件号之间用符号"-"连接。

全宗号：全宗号为上级单位根据相关规则给予本单位唯一的一个代码。未向上级单位移交过档案的单位没有全宗号，因此不填。

年度号：由四位阿拉伯数字组成。如：2018。

分类号：一级类目+二级类目+三级类目。

案卷号：即案卷顺序号，是指同一类目下的案卷顺序编号，为阿拉伯三位数。如：001、011。

件号：即文件顺序号,为阿拉伯四位数。如：0001、0011。

例如：中原科技学院2018年组织工作档案DQ13、01永久第5件，可标为：2018-DQ13、01-Y-0005

中原科技学院2018年本科生学籍档案永久第15卷，可标为：2018-JX1402-Y-015

（三）声像、实物、电子档案

声像档案、实物档案、电子档案同是高等学校档案的重要组成部分，内容不超过十一大类，但由于载体和幅面尺寸（类型）不同，保管要求不同等原因，拟单独列出，单独编号排架，作为十一大类档案的补充。

1、声像档案包括照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、微缩胶片、光盘片等不同载体的文件材料。

档号结构为：

全宗号+年度号+声像档案分类号+保管期限+保管单位顺序号。

保管单位采用卷、册、盒、盘。

例如：中原科技学院2018年管理学院毕业生集体照，档号为2018-SX1102-Y-3

2、实物档案包括奖牌、奖状（证书）、奖章、锦旗、奖杯、印章，各类礼品和样品等实物。

档号结构为：

全宗号+年度号+实物档案分类号+保管期限+保管单位顺序号。

保管单位采用件。

3、电子档案实体为各类电子文件的脱机载体，包括只读光盘、-次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。

档号结构为：

全宗号+年度号+电子文件档案分类号+保管期限+保管单位顺序号

保管单位采用盘。

例如：中原科技学院2011届毕业生学籍档案扫描电子文件光盘，档号为：2011-DZ11I02-Y-1

二、档案的实体排架

根据《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》的规定，高校档案排架时要严格按档号排架，不留空柜，不空号。结合我校实际，采用分年度，依次按一级类目、二级类目排架，每类中按问题编号，每个问题中按保管期限的顺序排架。

三、档案实体分类方法主表

DQ党群

11、综合

12、纪检监察

13、组织

老干部工作入此类

14、宣传教育

15、统战

民主党派材料入此类

16、工会

教代会、工代会和妇女材料入此类

17、团委

学生社团、社会实践、科技创新入此类

18、学生工作

学生表彰、违纪处分材料，学生思想政治教育、大学生心理健康教育、学生资助管理工作、职业教育入此类

19、院（部、中心）分党委、党总支党务综合后勤集团党务综合材料入此类

XZ行政

11、综合

12、人事

13、审计

14、武装保卫

15、总务资产

计划生育材料入此类

16、档案图书

17、院（部、中心）行政综合后勤集团行政综合材料入此类

JX教学

11、综合

学生运动会，教学评估，优秀教学评奖材料入此类

12、学科与实验室建设

专业设置、精品课程、特色专业入此类

13、招生工作

1301、研究生（硕博）教育

1302、全日制本、专科教育

1303、成人教育

14、学籍管理

1401、研究生（硕博）教育

1402、全日制本、专科教育

1403、成人教育

15、课堂教学与教学实践

16、学位工作

17、毕业生工作

毕业生信息反馈材料入此类

18、教材管理

KY科研

11、综合

学术活动材料入此类

12-[n]、纵向科研项目，按科研项目设置类目。其中：n=[项目]=1，2，3、、、、、、）

1201-[n]、自然科学类研究项目

1202-[n]、人文社科类研究项目

13-[n]、横向科研项目

14、科研成果及奖励

15、专利证书

16、标准

17、论文专著

CP产品生产与科技开发

11、综合

校办工厂、国家大学科技园材料入此类

12-[n]、产品生产与科技开发项目（n=[项目J：1、2、

3、、、、、、，）

JJ基建

11、综合

12、按单项工程设置三级类目

、、、、、、

SB仪器设备

11、综合

12-[nl、按仪器设备种类或型号设置二级类目（n=[型号1=1、2、3、、、、、、）

CB出版

11、综合

12、报纸

13、刊物

WS外事工作

11、综合

12、出国（境）

13、来校

14、国际合作与会议

15、外国留学生工作

CK财会

11、综合

12、会计报表

13、会计账簿

14、会计凭证

1401、学校财务类

1402、基建类

15、工资册

奖金、奖学金、助学金发放明细入此类

RW人物

人名首字母为二级目录

三级目录为：

01生平、传记

02专著、译著

03撰写的论文

04各种有价值的学术笔记和手稿

05各时期的照片、录音、录像等材料

06有价值的来往书信

07奖状、证书、奖品、证章、聘书、任命书等

08国内外对人物的评价材料

附：

SX声像

11、照片

12、光盘片

13、录像带

14、录音带

15、影视胶片

16、缩微胶片

17、幻灯片

三级类目：

01党政类

02教学类

03科研类

04外事类

05产品生产与科技开发类

06基建类

07人物类

SW实物

11、奖励牌匾

12、奖状、证书

13、奖杯

14、锦旗

15、印章

16、珍贵礼品

17、字画（含题词）

18、有保存价值的其它物品

DZ电子

11、光盘

12、磁盘

13、磁带

14、数据

三级目录：

T文本文件

I图像文件

G图形文件

V影像文件

A声音文件

O超媒体链接文件

P程序文件

D数据文件

四级类目：

01党政管理类

02教学类

03科研类

04基本建设类

05仪器设备类

06产品生产与科技开发类

07出版类

08外事类

09财会类

中原科技学院档案归档范围及保管期限表

党群类档案归档范围及保管期限表

DQ11综合

序号	类目名称	保管期限
一	上级文件
01	上级机关召开的会议印发本校文件或本校负责人在上级机关会议上的发言	永久
02	上级机关或负责人针对本校的指示、批复、通报批示、讲话	永久
03	上级机关对本校干部任免、奖励、处分的决定、通知	永久
04	上级机关对本校的调查或检查工作形成的重要文件	永久
二	本校文件
05	党委工作规章制度	永久
06	党代会文件材料
06、1	召开党代会的请示和批复、会议筹备计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、录像:大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单:候选人登记表和情况介绍:大会选举办法、选举结果和上级批复等	永久
06、2	提案及办理情况:会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录、会议收到的重要贺电、贺信
06、3	参考文件;工作人员名单:工作证、代表证、列席证及选票式样
07	党委会、党委扩大会、书记校长碰头会、民主生活会、总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件	永久
08	党委向上级有关部门的请示及批复	永久
09	党委工作计划、报告(包括调查报告〉、总结(包括经验总结)	永久
10	党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知	永久
11	以党委名义召开的工作会议材料	永久
12	上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料	永久
13	党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议的发言稿	永久
14	党委工作简报、情况反映、工作信息	永久
15	党委大事记	永久
16	党和国家领导人、地方党政领导人以及各级机关领导人来校视察、检查工作时的题词、讲话、报告及声像材料	永久
17	党群系统启用印章的文件和印模及旧印章	永久
18	党群系统重要统计材料	永久
19	党委各部、各总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复	30年
20	党委保密、秘书工作的有关材料	30年
21	党委与有关机关联系、协商工作的来往文件	30年
22	上级党组织有关党的建设的文件材料
22、1	针对本校的	永久
22、2	需要贯彻执行的	30年
23	以校党字、党办字文号编制的文件
23、1	重要的	永久
23、2	一般的	30年
24	其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料
24、1	重要的	永久
24、2	一般的	30年

DQ12纪检监察

序号	类目名称	保管期限
01	上级关于纪检、监察工作的文件
01、1	针对本校的	永久
01、2	需要贯彻执行的	30年
02	纪委、监察工作规章制度	30年
03	纪委、监察工作计划、报告、决定、总结、调查材料及重要统计	永久
04	纪委、监察工作会议记录、纪要	永久
05	党员处分、复查材料	永久
06	群众来信来访及处理意见
06、1	有领导批示或处理结果的	永久
06、2	其他有处理结果的	30年
07	纪委、监察立案调查、处理的材料
07、1	重要的	永久
07、2	一般的	30年
08	以学校纪委文号编制的文件
08、1	重要的	永久
08、2	一般的	30年
09	其他保存价值的文件材料、实物和声像材料
09、1	重要的	永久
09、2	一般的	30年

DQ13组织

序号	类目名称	保管期限
一	组织工作
01	上级关于组织工作的文件
01、1	针对本校的	永久
01、2	需要贯彻执行的	30年
02	组织工作规章制度	30年
03	本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料及重要统计	永久
04	组织部召开的重要会议记录、纪要、决定材料	永久
05	本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知	永久
06	校党委对各分党委、党总支、各类干部任免的材料及支部改选、建立、撤销等审批材料	永久
07	处、科级干部、后备干部的任职考察材料	30年
08	处、科级干部名册	永久
09	评选先进党支部、优秀党员、先进党务工作者的事迹材料及名单
09、1	校级以上	永久
09、2	校内	30年
10	党校教学大纲、工作手册、教师名单、党课讲稿、分党校学员成绩单及党校开展工作的相关文件材料	30年
11	全校性的党内教育活动及培训材料	30年
12	各分党委、总支、支部委员名册	永久
13	党员目标管理、民主评议党员材料	30年
14	学校各部门目标管理责任书	30年
15	处、科级干部培训|、挂职、驻村、博士服务团等工作相关材料	30年
16	校领导年度考评材料	永久
17	党员名册	永久
18	关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料	30年
19	发展新党员、预备党员转正的名册	永久
20	党员和党组织情况统计年报表	永久
21	党组织关系转入介绍信、转出介绍信存根	永久
22	出席市级以上的党代会代表名单、登记表	永久
23	党费收支、结存情况统计表	30年
24	处级干部考核材料	30年
25	以学校组织部文号编制的文件
25、1	重要的	永久
25、2	一般的	30年
26	其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料
26、1	重要的	永久
26、2	一般的	30年
二	老干部工作
27	上级有关老干部工作方面的文件材料
27、1	针对本校的	永久
27、2	需要贯彻执行的	30年
28	离退休工作规章制度	30年
29	离退休干部情况统计表	30年
30	学校老干部工作计划、总结	30年
31	学校"关心下一代工作"文件材料	10年
32	其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料
32、1	重要的	永久
32、2	一般的	30年

DQ14宣传教育

序号	类目名称	保管期限
01	上级关于宣传工作的文件
01、1	针对本校的	永久
01、2	需要贯彻执行的	30年
02	宣传工作规章制度	30年
03	本校宣传工作计划、决定、报告、通知、总结、重要统计	永久
04	教职工政治思想工作动态及调查材料	30年
05	理论学习的决定、通知、计划、总结	30年
06	反映本校重大活动的新闻报道、简报、照片、录音、录像、图表、文字	永久
07	宣传部门印发的资料汇编、各类宫传幽册、宣传片等	30年
08	举办形势教育报告会及其他形势教育活动中形成的材料〈包括照片、声像等资料)	30年
09	学校精神文明建设有关文件材料	30年
10	以学校宣传部文号编制的文件
10、1	重要的	永久
10、2	一般的	30年
11	其他有保价值的文件材料、实物和声像材料
11、1	重要的	永久
11、2	一般的	30年

 

DQ15统战

序号	类目名称	保管期限
01	上级关于统战工作的文件
01、1	针对本校的	永久
01、2	需要贯彻执行的	30年
02	统战工作规章制度	30年
03	本校统战工作计划、决定、报告、通知、总结、重要统计	永久
04	统战工作情况调查、典型材料、统计报表	30年
05	本校各级人大代表、政协委员名单及审批材料	永久
06	台、港、澳和侨务工作材料	30年
07	各民主党派成员和负责人名册及有关材料	30年
08	统战工作重要会议记录	30年
09	各民主党派任免(本校教职工)干部的通知	永久
10	以学校统战部文号编制的文件
10、 1	重要的	永久
10、2	一般的	30年
11	其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料
11、1	重要的	永久
11、2	一般的	30年

DQ16工会

序号	类目名称	保管期限
01、1	针对本校的	永久
01、2	需要贯彻执行的	30年
02	工会工作规章制度	30年
03	工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计	30年
04	教代表、工代会有关文件	永久
04、1	请示、批复、通知、决议、议程、代表名单、工作报告、领导讲话、大会发言、选举结果报告及上级批复、重要的声像材料
04、2	重要的贺信、贺电、提案及办理结果，代表团的划分及团长名单、主席团成员名单、执行主席名单
04、3	会议参考文件、筹备会议记录、计划、总结和会议服务机构材料，证件及选票式样
05	工会各类表彰材料
05、1	校级以上	永久
05、2	校级	30年
06	处分会员的有关材料	30年
07	基层工会干部名册、会员名册	永久
08	工会委员会会议记录、纪要	永久
09	女工委员会工作材料