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第一章 总则
一、为规范我校档案工作，有效地保护、利用和开发学校档案资源，进一步提高档案管理水平，为学校建设国内一流的研究型大学提供优质的档案服务，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部、国家档案局令第27号，以下简称“27号令”），特制定本办法。
二、本办法所称档案，是指学校在招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的，对学校（包括师生）及社会（包括广大校友）有保存利用价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、载体的历史记录。
三、校属各单位在工作活动中形成的不同门类、不同形式、不同载体的档案，由图书馆档案部统一集中管理（特殊情况实行二级管理），以确保学校档案的完整、系统、安全，便于档案资源的开发利用及共享。
四、学校档案工作是学校重要的基础性工作，是衡量学校管理水平的重要标志，学校将其纳入整体发展规划，并促进其与学校其他工作同步发展。
五、图书馆档案部既是管理机构，也是业务部门，具有档案行政管理和业务管理的双重职能。
六、校属各单位应将档案工作与其他工作同步管理，应有兼职档案员负责本单位立卷归档工作，其工作情况作为检查、考核其工作业绩的重要依据之一。
第二章 管理体制及职责
七、学校档案工作由学校校长领导，其主要职责是：
（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；
（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；
（三）建立健全与办学规模相适应的学校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备及经费；
（四）研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。分管档案工作的校领导协助校长负责学校档案工作。
八、学校专职档案工作人员应当认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，具备档案业务知识和相应的科学文化知识，以及现代化管理技能。
九、校属各单位应指定一名负责人分管档案工作，对本单位各类档案材料的收集、整理工作进行督促检查。要根据本单位档案工作实际设置兼职档案员，负责档案管理工作，并为其开展档案工作提供必要条件。校属各单位兼职档案员应保持相对稳定，以保证本单位教学、科研、管理、对外交流等工作， 都有完整、准确、系统的档案材料归档保存。
第三章 档案的征集
十、征集范围：
(一) 与中原科技学院的历史有关的资料。
(二)反映学校发展规模、体制改革、教学和科研成就、重要人事更迭等各方面的重要文献、资料、照片及委任书。
(三)学校历任校领导的论著、手稿、公务信函、证书、公务照片、音像及亲笔签署的重要工作文件资料及在校期间使用过的有代表性的实物。
(四)上级领导、社会知名人士及重要外宾来校视察、参观、访问或讲演时的资料、记录、文稿、音像、题词、签到本、纪念品等史料。
(五)反映学校师生员工学习、工作和生活的具有历史价值、时代特征或纪念意义的出版物、票证(如早期的学生证、毕业证等)、班级毕业照片、纪念册、印章及其它实物等。
(六)学校各时期使用的具有代表性的教具、仪器设备、模型等实物或照片。
(七)教师工作期间，聘任、获奖的重要文档、论著、手稿、奖状、奖品、奖杯、证章、证书及在校期间使用过的有代表性的实物(如教具、教材、教案等)。
(八)学校各单位及个人在各个时期参加国内外重大活动（包括社会活动、学术活动、重要比赛或评比活动等）获得的省级以上奖牌。
(九)学校与国内外大学、机构交流合作的资料和实物。
(十)反映校友重要成就及其在社会上产生过重大影响的材料（包括奖状、聘书、证书、实物、题词、照片、录像等）。
(十一)各个时期新闻媒体对学校重大事件的报道资料。
(十二)反映学校重点科研成果的图片资料、实物。
(十三)其他具有校史价值的史料、声像材料和实物等。
十一、征集方式：
(一)鼓励单位及个人捐赠。图书馆档案部主动与捐献者协商完成物品交接，向捐献者颁发捐赠证书并在展览时注明捐献者身份。
(二)对特别珍贵的资料、图片、实物，捐献者有保存意愿的，图书馆档案部可代为保管，或展出、复制后将原件安全归还。
(三)捐献者拟撰写或已撰写自己或他人在校期间工作、学习和生活场景的文章、著作，可以纸质或电子方式送寄图书馆档案部。
（四）征集专项经费：学校年度预算设立专项费用，用于特别珍贵的历史资料、图片的收集、复制和奖励。
第四章 档案的接收
十二、学校实行档案材料形成单位及课题组立卷制度。单位要按照学校档案归档范围和整理规范，将本单位或课题组形成的档案材料收集完整，整理组卷，定期向图书馆档案部移交。学校图书馆档案部应对校属各单位的立卷工作给予指导。
十三、校属各单位的立卷归档工作应按照《高等学校档案管理办法》（“27号令”）中的有关规定执行。
各类档案材料的归档范围和保管期限，按照《河南师范大学新联学院实体分类办法》的有关规定执行。
十四、经学校信息管理系统形成的电子文件及纸质文件等档案材料电子版归档工作，应结合我校实际，按照国家有关电子文件归档与管理的相关办法执行。
十五、校属各单位立卷归档的档案材料，应符合下列要求：
（一）纸质档案材料和电子档案材料同步归档；
（二）归档的档案材料齐全完整，如有破损应予以修复并复印，将修复的破损原件附在复印件之后一并归档；
（三）归档的档案材料要遵循其形成规律，保持相互之间的有机联系，区分保存价值，分类组卷；
（四）归档的档案材料用纸应规范，纸质优良，打印字迹清楚，应用黑色笔书写；
（五）案卷标题简明确切，卷内目录、备考表符合规范要求；
（六）归档的档案材料著录信息符合学校档案管理系统要求。
十六、归档时间以及归档接收各门类档案归档时间如下：
（一）学校管理信息系统或办公自动化系统产生的电子文件材料应及时归档。
（二）各二级单位应在次学年6月底前将上年度形成的综合文书等材料归档。
（三）各学院毕业生的毕业合影（分班级），应在学生毕业当年的11月底前归档；其他声像档案应在次学年6月底前归档。
（四）科研类档案应在项目完成后2个月内归档；基建项目档案应在竣工验收后的3个月内归档；设备档案应在设备验收完毕投入使用后2个月内归档；财会凭证档案应在财会部门保存2年后归档。
（五）全校性重大活动应在活动完成后1个月内归档；人物档案及实物档案随时归档。
图书馆档案部接收档案时，首先要检查案卷质量，再根据移交清单与移交人共同核对清点移交案卷，符合要求并核对无误后，交接双方在移交清单（一式两份）上签名（或盖章）。凡不符合要求的档案，图书馆档案部有权拒绝接收。
十七、凡列入学校归档范围的档案，任何人不得拒绝移交归档或据为己有。学校图书馆档案部征集或接受个人捐献其在非职务活动中形成的珍贵档案材料，对捐赠者颁发河南师范大学新联学院图书馆捐赠证书。
第五章 档案的保管
十八、学校档案由学校图书馆档案部分类保管。在国家需要或列入国家档案馆接收范围时，应按要求提供所需档案的复制件或原件。
十九、学校图书馆档案部根据学校档案实体分类的有关方案，对馆藏档案进行分类、编号、上架，编制检索工具。根据档案的保密程度确定不同的利用范围， 建立档案借阅和审批制度，做好档案的利用效果登记。
二十、学校图书馆档案部应及时研究、改进档案保护技术，及时修补、修复残破档案。建立和健全库房管理制度，落实防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等措施，控制库房温湿度，确保档案安全。
二十一、学校图书馆档案部应组织做好档案的鉴定销毁工作。对于保管期限已满的档案，须征得有关部门同意，成立档案鉴定小组，将要销毁的档案编制清册， 报学校主管领导审批后予以销毁。销毁档案时应指定专人实施，有关部门派人监销，并在销毁清册上签名。未经鉴定和批准，任何人不得销毁档案。
二十二、学校图书馆档案部要建立档案统计、检查制度，定期对档案的收集、整理、保管、利用和档案部内各种数据情况进行统计和检查。
第六章 档案的利用和公布
二十三、学校图书馆档案部应按照国家有关规定向学校和社会公布开放档案，提供档案利用服务。属下列情况之一者，不对外开放：
(一)涉及国家秘密的；
(二)涉及专利或者技术秘密的；
(三)涉及个人隐私的；
(四)档案形成单位限制利用的。
二十四、凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已开放的档案。
境外组织或个人利用开放档案的，应按照国家有关规定，经学校国际交流与合作处及有关部门批准后方可登记利用。
二十五、单位和个人利用未开放档案，应根据未开放档案的实际情况，履行相关审批手续。利用一般性未开放档案，应由学校图书馆负责人批准；利用未公开的科研档案，应经业务主管部门或第一完成人同意，必要时报请主管校领导审批；利用涉密档案，应由学校党委办公室审批，必要时报请主管校领导审批。
二十六、学校图书馆档案部一般不提供重要或珍贵档案的原件借出服务，如有特殊需要，应经学校图书馆负责人批准，必要时报请主管校领导审批。
二十七、学校图书馆档案部是学校出具档案证明的唯一合法部门，加盖学校档案证明专用章的档案复制件，其效力等同于原件。
二十八、学校图书馆档案部应设立专门的档案阅览室，并编制必要的检索工具， 提供开放档案目录、档案部指南、计算机查询系统等，为档案利用者创造便利条件。
二十九、学校图书馆档案部按照国家、省及学校有关规定向用于个人或商业目的的档案利用者合理收取费用；社会组织和个人利用其所移交或捐赠的档案，学校图书馆档案部应当无偿和优先提供利用；个人寄存在学校图书馆档案部的档案，归寄存者所有，学校图书馆档案部如需要向社会提供利用，应征得寄存者同意。
三十、学校图书馆档案部应当积极开展档案编研工作，并采取多种形式开展 档案文化的挖掘与传播工作。
第七章 条件保障
三十一、学校档案工作所需经费列入学校预算，以保证档案工作的需求。
学校要加大力度推进档案信息化建设，并安排专项经费，用于档案信息化、数字化建设，以保障其在高水平大学建设过程中的档案信息资源的支撑作用，有计划地为图书馆档案部配置必要的软硬件设备。
三十二、学校根据发展规模和馆藏档案的增加数量，为学校图书馆档案部提供集中、专用、符合现代化档案管理要求和档案文化传播要求的综合性档案工作场所，包括档案库房，配置恒温、恒湿、防火、防有害生物等的必要设施。
各二级单位也应根据本单位档案工作情况，提供相应的档案管理用房和用于保存本单位归档文件的档案装具、设备等。所需经费，由各二级单位解决。
第八章 奖励与处罚
三十三、学校建立档案工作检查、考核、评比制度，定期进行全校性档案工作的检查、考核和评比。
三十四、对在档案工作中作出下列贡献或成绩的单位或个人，给予表彰奖励：
(一)在档案的收集、整理、提供利用工作中作出显著成绩的；
(二)在档案的保护和现代化管理工作中作出显著成绩的；
(三)在档案史料研究及档案文化传播工作中作出重要贡献的；
(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校图书馆档案部的。
三十五、对有下列行为之一的档案工作负责人及直接责任人依法给予处分；
（一）构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
（二）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
（三）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
（四）涂改、伪造档案的；
（五）擅自出卖、赠送、交换档案的；
（六）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
（七）其他违反档案法律法规的行为。
图书馆
2020年10月
